Freelancer-Rahmenvertrag

Freelancer-Rahmenvertrag: Regelt die langfristige Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern (Stundensätze, IP-Rechte, Scheinselbstständigkeit).

Einleitung

Die Zusammenarbeit mit Freelancern und freien Mitarbeitern ist für viele Unternehmen eine flexible und kosteneffiziente Lösung geworden. Um langfristige Geschäftsbeziehungen rechtlich abzusichern, ist ein strukturierter Freelancer-Rahmenvertrag essentiell. Dieser Vertrag legt nicht nur die grundlegenden Bedingungen fest, sondern schützt beide Parteien vor rechtlichen Missverständnissen und potenziellen Konflikten. Ein professioneller Rahmenvertrag mit freien Mitarbeitern sollte klare Regelungen zu Vergütung, geistigen Eigentumsrechten und der arbeitsrechtlichen Klassifizierung enthalten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aspekte bei der Gestaltung eines Freelancer-Rahmenvertrags zu beachten sind und wie Sie rechtliche Risiken minimieren können.

Was ist ein Freelancer-Rahmenvertrag?

Definition und Zweck eines Rahmenvertrags

Ein Freelancer-Rahmenvertrag ist eine verbindliche schriftliche Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber und einem freien Mitarbeiter, die die Grundlagen ihrer Zusammenarbeit über einen längerfristigen Zeitraum regelt. Im Gegensatz zu projektbasierten Einzelvergaben schafft ein Rahmenvertrag einen strukturierten Rahmen, innerhalb dessen mehrere Aufträge oder Projekte abgewickelt werden können. Der Zweck besteht darin, beiden Parteien Sicherheit zu bieten, indem die gegenseitigen Rechte und Pflichten eindeutig definiert werden.

Der Rahmenvertrag fungiert als übergeordnete Vereinbarung, auf die sich alle nachfolgenden Aufträge beziehen. Damit werden wiederholte Verhandlungen über grundsätzliche Bedingungen vermieden, was Zeit spart und die Geschäftsbeziehung effizienter gestaltet. Insbesondere bei regelmäßigen Zusammenarbeiten schafft ein solcher Vertrag Klarheit über Stundensätze, Leistungserwartungen und gegenseitige Verpflichtungen.

Unterschied zwischen Rahmenvertrag und Einzelauftragsvertrag

Während ein Einzelauftragsvertrag ein spezifisches Projekt mit definierten Anforderungen, Zeitrahmen und Leistungszielen regelt, bietet ein Rahmenvertrag den übergeordneten Rahmen für mehrere solcher Einzelaufträge. Ein Rahmenvertrag enthält keine konkreten Projektbeschreibungen, sondern allgemeine Bedingungen wie Vergütungsstrukturen, Kommunikationsrichtlinien und Rechteverteilung.

Der Vorteil des Rahmenvertrags liegt in seiner Flexibilität. Sie können Einzelaufträge auf Basis des Rahmenvertrags vergeben, ohne jedes Mal grundsätzliche Fragen neu klären zu müssen. Dies führt zu schnelleren Abläufen und reduziert administrative Prozesse erheblich. Zudem signalisiert ein Rahmenvertrag beiden Seiten ein längerfristiges Vertrauensverhältnis.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

In Deutschland wird die Zusammenarbeit mit Freelancern primär durch das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) geregelt. Ein Rahmenvertrag mit einem Freelancer kann als Dienstvertrag nach § 611 BGB oder als Werkvertrag nach § 631 BGB ausgestaltet sein, abhängig davon, ob der Freelancer Arbeit erbringt oder ein bestimmtes Werk zu erstellen hat.

Besondere Aufmerksamkeit verdient das SGB IV (Sozialgesetzbuch), insbesondere die Regelungen zur Scheinselbstständigkeit. Das Sozialversicherungsrecht prüft, ob eine Person tatsächlich unabhängig tätig ist oder de facto als Arbeitnehmer tätig wird. Ein gut strukturierter Rahmenvertrag, der die Unabhängigkeit des Freelancers dokumentiert, ist daher essentiell für die Rechtssicherheit beider Parteien. Zusätzlich gelten Bestimmungen des Urheber- und Datenschutzrechts, die in den Vertrag Eingang finden müssen.

Notwendigkeit und Vorteile eines strukturierten Vertragsgefüges

Klare Kommunikation und Erwartungshaltung

Ein schriftlicher Rahmenvertrag dokumentiert alle wichtigen Absprachen und schafft damit eine Grundlage für transparente Kommunikation. Wenn beide Parteien genau wissen, welche Leistungen erwartet werden und unter welchen Bedingungen die Zusammenarbeit stattfindet, entstehen weniger Missverständnisse. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit mehreren Freelancern gleichzeitig arbeiten oder die Kommunikation teilweise digital erfolgt.

Die schriftliche Festlegung von Erwartungen verhindert „Überraschungen“ bei der Rechnungsstellung, bei den Lieferterminen oder bei der Qualität abgelieferter Arbeiten. Ein Freelancer, der beispielsweise genau weiß, welche Revisionsrunden im vereinbarten Stundensatz enthalten sind, wird sich daran halten und nicht unbegrenzte Anpassungen erwarten.

Risikominderung durch vertragliche Klarheit

Ein gut formulierter Rahmenvertrag minimiert rechtliche Risiken erheblich. Durch klare Regelungen zu Haftung, Gewährleistung und Schadensersatz wissen Sie, wer wofür verantwortlich ist. Dies schützt beide Seiten vor ungerechtfertigten Forderungen oder Vorwürfen.

Besonders wichtig sind Regelungen zu Haftungsbeschränkungen, die verhindern, dass ein Freelancer für Schäden haftbar gemacht wird, die weit über den umfang der erbrachten Leistung hinausgehen. Gleichzeitig sichern Gewährleistungsregelungen Ihre Interessen als Auftraggeber. Ein Rahmenvertrag, der diese Punkte klärt, vermeidet teure Rechtsstreitigkeiten.

Langfristige Geschäftsbeziehungen etablieren

Ein Rahmenvertrag signalisiert beiden Seiten ein Vertrauen in eine längerfristige Zusammenarbeit. Dies fördert die gegenseitige Loyalität und motiviert den Freelancer, qualitativ hochwertige Leistungen zu erbringen. Auf Auftraggeber-Seite ermöglicht dies besseres Planen und Kalkulieren, da Sie mit stabilen Kostenstrukturen rechnen können.

Langfristige Freelancer entwickeln ein besseres Verständnis für Ihre Unternehmensprozesse und -anforderungen. Sie benötigen weniger Einarbeitung und sind produktiver. Dies führt letztlich zu kostengünstigeren Lösungen und besseren Ergebnissen für Ihr Unternehmen.

Grundstruktur eines Freelancer-Rahmenvertrags

Vertragsparteien und deren Rechtsstellung

Der Rahmenvertrag sollte mit vollständigen Angaben aller Vertragsparteien beginnen. Für den Freelancer gehören dazu Name, Geschäftsadresse und falls vorhanden die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei juristischen Personen (beispielsweise einer GmbH des Freelancers) sind die Registerdaten wichtig.

Die Rechtsstellung beider Parteien muss eindeutig festgehalten werden. Der Vertrag sollte explizit dokumentieren, dass der Freelancer ein unabhängiger Auftragnehmer ist, kein Arbeitnehmer. Dies ist nicht nur formal wichtig, sondern auch für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung entscheidend. Dabei sollte auch klargemacht werden, dass der Freelancer sein Geschäft selbst verwaltet und andere Auftraggeber haben kann.

Geltungsdauer und Kündigungsmodalitäten

Der Rahmenvertrag sollte festhalten, wann er beginnt und wie lange er gilt. Dies kann beispielsweise „ab sofort für die Dauer von [X] Monaten/Jahren“ oder „auf unbestimmte Zeit, mindestens jedoch für [X] Monate“ lauten. Eine minimale Geltungsdauer gibt beiden Seiten Planungssicherheit.

Kündigungsmodalitäten sollten ebenfalls klar geregelt sein. Typisch sind Kündigungsfristen wie vier Wochen zum Ende eines Kalendermonats. Wichtig ist, dass die Kündigungsfristen für beide Seiten gleich sind, es sei denn, Sie haben besondere Gründe für unterschiedliche Fristen. Auch sollte geklärt sein, ob eine Kündigung während laufender Aufträge möglich ist oder erst nach deren Abschluss.

Allgemeine Geschäftsbedingungen integrieren

Es ist empfehlenswert, Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) entweder direkt in den Rahmenvertrag zu integrieren oder per Bezugnahme anzufügen. AGB sollten Regelungen zu Zahlungsbedingungen, Mahnverfahren, Gewährleistungsfristen und sonstigen Standardregelungen enthalten.

Achten Sie darauf, dass AGB nicht einseitig zu Ihrem Vorteil ausfallen. Besonders bei der Zusammenarbeit mit Freelancern sollte ein fairer, ausgewogener Ton gewahrt bleiben. Ein Freelancer, der sich übermäßig benachteiligt fühlt, wird den Vertrag möglicherweise nicht unterzeichnen oder die Zusammenarbeit wird angespannt sein.

Regelung von Stundensätzen und Vergütungsmodellen

Festlegung angemessener Stundensätze

Die Festlegung des Stundensatzes ist eine zentrale Komponente des Rahmenvertrags. Der Satz sollte faire und wettbewerbsfähig sein, um sowohl den Freelancer zu halten als auch Ihr Budget nicht zu überlasten. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung die Erfahrung des Freelancers, die Branchenstandards und die Komplexität der zu erwartenden Aufgaben.

Ein häufiger Fehler ist, den Stundensatz zu niedrig anzusetzen, um schnell eine Vereinbarung zu treffen. Dies führt später zu Problemen, wenn der Freelancer unzufrieden wird oder die Qualität leidet. Besprechen Sie den Satz offen und dokumentieren Sie ihn schriftlich. Auch sollte geklärt sein, ob der Satz umsatzsteuerpflichtig ist und ob der Freelancer diese selbst berechnet oder ob Sie sie in den Satz einkalkulieren.

Unterschiedliche Vergütungsmodelle im Überblick

Neben dem klassischen Stundensatz gibt es verschiedene Vergütungsmodelle:

• Stundensatz: Der Klassiker – der Freelancer rechnet nach tatsächlich aufgewendeten Stunden ab. Dies ist flexibel und gerecht, erfordert aber sorgfältige Stundenerfassung.
• Pauschalvergütung: Ein fester Betrag für ein klar definiertes Projekt oder Monat. Dies schafft Kostenklarheit, kann aber problematisch sein, wenn der tatsächliche Aufwand unerwartet hoch ist.
• Hybridmodelle: Kombination aus Grundgebühr und stundenweise Abrechnung für Zusatzleistungen. Dies bietet beiden Seiten Sicherheit.
• Erfolgsgebunden: Die Vergütung hängt teilweise von Erfolgsmetriken ab. Dies motiviert, erfordert aber klare Definition der Erfolgskriterien.

Eskalationsklauseln und Anpassungsmechanismen

In Rahmenverträgen, die über längere Zeit laufen, sollten Regelungen zur Anpassung des Stundensatzes enthalten sein. Eine Eskalationsklausel könnte beispielsweise vorsehen, dass der Satz jährlich um die Inflationsrate angepasst wird, oder dass nach zwei Jahren eine Erhöhung um X Prozent möglich ist.

Solche Klauseln sollten jedoch an Bedingungen geknüpft sein und nicht automatisch erfolgen. Etwa: „Der Stundensatz kann nach Ablauf von 12 Monaten auf Antrag einer Partei überprüft werden. Eine Anpassung erfolgt nur, wenn sich die Marktbedingungen wesentlich verändert haben.“ Dies verhindert unangenehme Überraschungen und schafft dennoch Flexibilität.

Zahlungsbedingungen und Rechnungsstellung

Die genauen Zahlungsbedingungen müssen dokumentiert sein. Häufig verwendet sind Fristen wie „netto 30 Tage nach Rechnungsdatum“ oder „netto 14 Tage“. In manchen Fällen, besonders bei kleineren Rechnungen, kann auch sofortige Zahlung (beispielsweise per PayPal oder Banküberweisung) vereinbart werden.

Das Rechnungsformat sollte ebenfalls geklärt sein. Der Freelancer sollte Rechnungen ausstellen, die alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten (Name, Adresse, Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Betrag, Datum). Als Auftraggeber sollten Sie eine Frist setzen, bis zu der die Rechnungen eingereicht sein müssen (beispielsweise spätestens 5 Tage nach Leistung). Dies erleichtert Ihre Buchhaltung.

Intellectual Property Rechte und Urheberrechte

Eigentum an erstellten Werken und Inhalten

Eine der wichtigsten Regelungen betrifft die Frage: Wer besitzt die von dem Freelancer erstellten Werke? Dies ist entscheidend für Texte, Designs, Code, Grafiken oder andere kreative Arbeiten. Es gibt hier grundsätzlich zwei Modelle: Entweder gehen alle Rechte auf Sie über, oder der Freelancer bleibt der Rechteinhaber und räumt Ihnen lediglich Nutzungsrechte ein.

Das erste Modell (vollständiger Eigentumsübergang) ist für Sie komfortabel, erfordert aber höhere Vergütung, da der Freelancer auf zukünftige Verwertungsmöglichkeiten verzichtet. Das zweite Modell ist oft günstiger, schränkt Ihre späteren Nutzungsmöglichkeiten aber ein. Eine gute Kompromisslösung ist: Der Freelancer bleibt formal Urheber, tritt alle wirtschaftlichen Verwertungsrechte aber an den Auftraggeber ab. Dies ist in Deutschland auch die Standardlösung bei Werk- und Dienstverträgen.

Nutzungsrechte und Lizenzmodelle

Falls Sie dem Freelancer nicht alle Rechte abkaufen, müssen Nutzungsrechte präzise definiert werden. Klären Sie, ob der Freelancer andere ähnliche Arbeiten für Ihre Konkurrenten erstellen darf. Auch sollte geklärt sein, für welche Medien und Territorien die Nutzungsrechte gelten.

Beispielsweise kann eine Regelung lauten: „Der Freelancer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, unbegrenzte Recht ein, die erstellten Inhalte im Deutschen Sprachraum auf der Website und in Marketingmaterialien zu nutzen. Der Freelancer darf ähnliche Arbeiten nicht für Konkurrenten erstellen.“ Solche Regelungen müssen fair und umsetzbar sein.

Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Verfahrensweisen

Der Rahmenvertrag sollte auch Geschäftsgeheimnisse schützen. Falls Sie dem Freelancer Zugriff auf interne Prozesse, Kundenverzeichnisse oder propriätäre Verfahren geben, müssen diese als vertraulich gekennzeichnet sein. Der Freelancer verpflichtet sich, diese nicht an Dritte weiterzugeben oder für eigene Zwecke zu nutzen.

Dies ist besonders wichtig bei Software-Entwicklung, Produktentwicklung oder strategischen Arbeiten. Eine typische Formulierung könnte lauten: „Der Freelancer behandelt alle Informationen, die nicht öffentlich bekannt sind, als vertraulich und nutzt sie ausschließlich für die vertraglich vereinbarten Aufgaben. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung der Zusammenarbeit für einen Zeitraum von [X] Jahren.“

Nachnutzungsrechte regeln

Nachnutzungsrechte beschreiben, was der Freelancer mit den von ihm erstellten Werken nach Ende der Zusammenarbeit machen darf. Darf er diese in ein Portfolio aufnehmen? Darf er sie als Referenzen nutzen? Dies sollte geklärt sein, besonders wenn es um vertrauliche oder markenrechtlich geschützte Arbeiten geht.

Eine faire Regelung könnte sein: „Der Freelancer darf abgeschlossene Arbeiten in seinem Portfolio aufnehmen und als Referenzen nutzen, allerdings nur nach schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers und ohne Nennung von Kundennamen oder sensiblen Informationen.“ Dies schützt Ihr Unternehmen, räumt dem Freelancer aber auch Verwertungsmöglichkeiten ein.

Vermeidung von Scheinselbstständigkeit

Definition und Kriterien der Scheinselbstständigkeit

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als Freelancer tätig ist, de facto aber als abhängiger Arbeitnehmer tätig wird. Das deutsche Sozialversicherungsrecht prüft dies regelmäßig. Das Bundessozialgericht hat mehrere Kriterien entwickelt, anhand derer entschieden wird, ob eine Person tatsächlich selbstständig ist oder nicht.

Der Kern liegt darin: Sind Sie der wirtschaftlich Mächtige, der den Freelancer in ein Abhängigkeitsverhältnis zwingt, oder treffen beide Seiten freie Vereinbarungen? Dies ist nicht immer einfach zu beurteilen, daher ist eine dokumentierte, rechtlich sichere Vertragsgestaltung wichtig.

Häufige Faktoren bei der behördlichen Prüfung

Behörden prüfen typischerweise folgende Punkte:

1. Weisungsgebundenheit: Kann der Freelancer frei entscheiden, wann, wie und wo er arbeitet, oder erhalten Sie exakte Anweisungen?
2. Zeitliche Abhängigkeit: Muss der Freelancer zu bestimmten Zeiten präsent sein oder kann er seine Zeit selbst einteilen?
3. Ort der Arbeit: Arbeitet der Freelancer von seinem eigenen Büro oder ist er ständig bei Ihnen vor Ort?
4. Betriebsmittel: Stellt der Freelancer seine eigenen Geräte bereit oder stellen Sie alles?
5. Vertretungsrecht: Kann der Freelancer die Arbeit durch einen Stellvertreter erledigen lassen?
6. Exklusivität: Arbeitet der Freelancer ausschließlich für Sie oder hat er weitere Auftraggeber?
7. Soziale Integration: Ist der Freelancer vollständig in Ihr Team integriert oder arbeitet er unabhängig?

Weisungsunabhängigkeit und Autonomie bewahren

Um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, muss der Rahmenvertrag die Unabhängigkeit des Freelancers dokumentieren. Dies bedeutet konkret: Der Freelancer sollte selbst bestimmen dürfen, wie und wann er die Aufgaben erledigt. Sie geben Ziele und Fristen vor, die Umsetzung liegt aber in seiner Hand.

Eine sichere Formulierung könnte sein: „Der Freelancer arbeitet unabhängig und ist nicht weisungsgebunden. Der Auftraggeber kann Anforderungen und Termine festlegen, die Umsetzung liegt jedoch vollständig in der Verantwortung des Freelancers. Der Freelancer ist berechtigt, andere Auftraggeber anzunehmen und seine Arbeitszeit frei einzuteilen.“ Dies demonstriert Unabhängigkeit.

Dokumentation der Unabhängigkeit

Dokumentieren Sie die Unabhängigkeit auch praktisch: Der Freelancer sollte von seinem eigenen Arbeitsplatz aus tätig sein, seine eigenen Werkzeuge nutzen und nicht täglich bei Ihnen im Büro sein. Auch sollten keine umfassenden Anweisungen zu Ablauf und Prozess gegeben werden – nur die Ergebnisse sollten klar definiert sein.

Hilfreich ist auch die Dokumentation, dass der Freelancer andere Aufträge annimmt. Dies können Sie durch gelegentliche Vermerke wie „Der Freelancer hat mitgeteilt, dass er parallel an Projekten für andere Auftraggeber arbeitet“ festhalten. So wird dokumentiert, dass die Person nicht ausschließlich für Sie tätig ist.

Versicherungen und soziale Absicherung

Verantwortlichkeiten für Versicherungen klären

Ein wichtiger Punkt im Rahmenvertrag ist die Klärung, wer für welche Versicherungen zuständig ist. Als Freelancer ist die Person selbst verantwortlich für ihre Krankenversicherung, Altersvorsorge und weitere Sozialversicherungen. Diese Verantwortung darf nicht auf Sie als Auftraggeber übertragen werden.

Der Vertrag sollte klarstellen: „Der Freelancer ist selbst verantwortlich für seine Krankenversicherung, Altersvorsorge und sonstige Sozialversicherungen. Der Auftraggeber übernimmt keinerlei Versicherungsverpflichtungen.“ Dies schützt Sie auch vor Nachzahlungsansprüchen der Krankenkassen, falls später nachgewiesen wird, dass der Freelancer eigentlich hätte versichert sein müssen.

Haftpflichtversicherung und deren Bedeutung

Eine Haftpflichtversicherung schützt beide Parteien vor Schadensersatzforderungen. Je nach Art der Tätigkeit sollte der Freelancer eine Berufs-Haftpflichtversicherung haben. Dies ist beispielsweise bei Ingenieuren, Beratern oder IT-Spezialisten üblich und oft notwendig.

Der Rahmenvertrag kann vorsehen: „Der Freelancer verpflichtet sich, eine angemessene Berufs-Haftpflichtversicherung zu unterhalten. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, einen Versicherungsnachweis zu fordern.“ Damit sichern Sie ab, dass der Freelancer für Schadensersatzforderungen aufkommen kann, falls etwas schiefgeht.

Infektionsschutz und weitere Anforderungen

Je nach Branche und Tätigkeitsbereich können zusätzliche Anforderungen relevant sein. Im Bereich Gastronomie, Gesundheit oder Lebensmittelverarbeitung gibt es beispielsweise Infektionsschutzgesetze, deren Einhaltung dokumentiert sein muss. Auch Datenschutzverpflichtungen (siehe Datenschutz-Abschnitt) gehören hier hin.

Der Rahmenvertrag sollte alle relevanten gesetzlichen Anforderungen aufzählen: „Der Freelancer erklärt sich bereit, alle geltenden Gesetze und Vorschriften zu befolgen, insbesondere [relevant aufzählen]. Er trägt die volle Verantwortung für die Einhaltung dieser Vorgaben.“

Vertraulichkeit und Datenschutz im Rahmenvertrag

Geheimhaltungsvereinbarungen und NDA-Klauseln

Eine Vertraulichkeitsklausel (NDA – Non-Disclosure Agreement) schützt Ihr Unternehmen vor dem unkontrollierten Weitergeben von sensiblen Informationen. Dies ist besonders wichtig, wenn der Freelancer Zugang zu Geschäftsgeheimnissen, Kundeninformationen oder strategischen Daten hat.

Eine typische Formulierung: „Der Freelancer erklärt sich verpflichtet, alle Informationen, die er im Rahmen seiner Tätigkeit erhält und die nicht öffentlich bekannt sind, streng vertraulich zu behandeln. Dies gilt für Geschäftspläne, Kundenverzeichnisse, Produktentwicklung, Preiskalkulationen und ähnliches. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrags für einen Zeitraum von [X] Jahren. Ausnahmen gelten nur, wenn die Offenlegung gesetzlich erforderlich ist.“

DSGVO-Compliance und Datenschutzverpflichtungen

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regelt, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Falls der Freelancer personenbezogene Daten verarbeitet (beispielsweise Kundendaten, E-Mail-Adressen, IP-Adressen), müssen Sie eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abschließen.

Der Rahmenvertrag sollte enthalten: „Soweit der Freelancer personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien eine separate Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO ab. Der Freelancer verpflichtet sich, die DSGVO einzuhalten, Daten sicher zu speichern und bei Datenschutzverletzungen sofort zu benachrichtigen.“ Dies ist keine optionale Regelung, sondern gesetzlich erforderlich.

Behandlung sensibler Unternehmensinformationen

Besonders sensible Informationen verdienen zusätzliche Schutzmaßnahmen. Regeln Sie, wie mit solchen Informationen umzugehen ist: Dürfen sie ausgedruckt werden? Darf der Freelancer diese mitnehmen? Wie werden sie gelöscht?

Eine detaillierte Regelung könnte vorsehen: „Sensitive Informationen sind mit [spezifische Sicherheitsmaßnahmen] zu behandeln. Der Freelancer darf diese nicht ohne Genehmigung ausdrucken, weitergeben oder auf privaten Geräten speichern. Nach Ende der Zusammenarbeit müssen alle Kopien gelöscht oder dem Auftraggeber zurückgegeben werden. Die Einhaltung wird dokumentiert durch [Bestätigung/Log].“

Arbeitszeiten, Verfügbarkeit und Leistungsanforderungen

Flexible Arbeitszeiten und Erreichbarkeit

Ein Vorteil der Freelancer-Zusammenarbeit ist die Flexibilität. Der Rahmenvertrag sollte diese wahren, indem er keine starren Präsenzzeiten fordert. Gleichzeitig sollte aber geklärt sein, wie schnell der Freelancer antworten muss und in welchem Umfang er verfügbar sein sollte.

Eine ausgewogene Regelung könnte lauten: „Der Freelancer teilt seine Arbeitszeit selbst ein, muss aber spätestens innerhalb von 24 Stunden auf E-Mail-Anfragen antworten. Dringende Fragen sollten innerhalb von 4 Geschäftsstunden beantwortet werden. Der Freelancer ist nicht verpflichtet, außerhalb normaler Bürozeiten erreichbar zu sein, es sei denn, dies wurde spezifisch für ein Projekt vereinbart.“

Mindestqualitätsstandards festlegen

Die erwartete Qualität sollte definiert sein. Dies ist besonders wichtig, um später nicht in Streitigkeiten über mangelhafte Leistung zu geraten. Die Standards sollten jedoch realistisch und umsetzbar sein.

Beispiel: „Der Freelancer verpflichtet sich, Arbeiten in marktüblicher Qualität zu erbringen. Dies umfasst [beispielsweise für einen Texter: grammatikalisch korrekte, gut strukturierte Texte; für einen Programmierer: getesteter Code ohne offensichtliche Bugs]. Kleinere Mängel, die die Nutzbarkeit nicht beeinträchtigen, sind nicht zu beanstanden.“

Abgabefristen und Leistungsmeilensteine

Klare Fristen verhindern unbegrenzte Verzögerungen. Der Rahmenvertrag sollte festhalten, wann einzelne Aufträge zu erledigen sind. Dies kann projektweise erfolgen oder auch in Form von Kapazitäten („Der Freelancer steht pro Woche durchschnittlich mit [X] Stunden zur Verfügung“).

Auch sollte geklärt sein, wie mit Verzögerungen umzugehen ist. Darf der Freelancer einfach später liefern, oder sind Konsequenzen vorgesehen? Eine gängige Regelung: „Bei Verzug über 3 Arbeitstage kann der Auftraggeber das Projekt stornieren und hat das Recht auf Rückerstattung bereits bezahlter Leistungen. Bei länger anhaltendem Verzug kann der Rahmenvertrag von beiden Seiten sofort beendet werden.“

Haftung und Mängelverantwortung

Haftungsbeschränkungen für Freelancer

Ein Freelancer sollte nicht mit unbegrenztem Schadensersatz rechnen müssen, falls etwas schiefgeht. Haftungsbeschränkungen sind daher üblich. Dies schützt den Freelancer auch und macht die Zusammenarbeit realistisch.

Eine typische Regelung: „Der Freelancer haftet für Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Handeln entstehen. Die Haftung ist auf den Betrag beschränkt, den der Freelancer in den letzten 12 Monaten für seine Tätigkeit erhalten hat, maximal jedoch auf [bestimmter Betrag wie 10.000 Euro]. Dies gilt nicht bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit.“

Gewährleistung und Mängelbeseitigung

Obwohl Freelancer oft nicht unter das Gewährleistungsrecht fallen wie Verkäufer von Waren, kann der Vertrag Gewährleistungspflichten festlegen. Dies ist besonders bei Werkleistungen sinnvoll.

Eine Regelung könnte sein: „Der Freelancer leistet Gewähr dafür, dass die erbrachten Arbeiten frei von Mängeln sind und die vereinbarten Anforderungen erfüllen. Mängel müssen dem Freelancer innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Lieferung mitgeteilt werden. Der Freelancer hat das Recht, Mängel kostenlos zu beseitigen, und zwar innerhalb von 5 Arbeitstagen.“ Dies ist fair und zeitlich begrenzt.

Regress und Schadensersatzregelungen

Falls der Freelancer Schaden verursacht, sollte geklärt sein, wie dieser zu ersetzen ist. Grundsätzlich hat der verursacher von Schaden diesen zu ersetzen – das ist im BGB verankert. Der Vertrag kann diese Regelung konkretisieren.

Beispiel: „Verursacht der Freelancer Schäden durch mangelhafte Arbeit, ist er verpflichtet, diese zu ersetzen, sofern er schuldhaft handelte. Der Auftraggeber muss Schadensersatzforderungen innerhalb von 1 Monat nach Bekanntwerden des Schadens geltend machen.“

Änderungen und Anpassungen während der Zusammenarbeit

Verfahren für Änderungsanträge

Bei längerfristigen Projekten oder Rahmenverträgen treten oft Änderungen auf. Der Vertrag sollte ein Verfahren für solche Änderungen regeln, damit diese nicht informell erfolgen und später zu Missverständnissen führen.

Ein gutes System: „Änderungen am Leistungsumfang oder den Anforderungen müssen schriftlich beantragt und von beiden Parteien genehmigt werden. Der antragsteller muss die Auswirkungen auf Zeitplan und Kosten beschreiben. Der Freelancer bestätigt, ob er die Änderung unter den neuen Bedingungen umsetzen kann. Ohne schriftliche Bestätigung wird die Änderung nicht vorgenommen.“

Zusatzvereinbarungen und Nachverträge

Nicht alle Änderungen erfordern eine vollständige Neuverhandlung des Rahmenvertrags. Oft sind kleinere Zusatzvereinbarungen ausreichend. Diese sollten aber ebenfalls schriftlich erfolgen und eindeutig auf den Rahmenvertrag verweisen.

Eine Zusatzvereinbarung könnte lauten: „Diese Zusatzvereinbarung vom [Datum] konkretisiert den Rahmenvertrag vom [Datum]. Für alle nicht ausdrücklich geänderten Punkte gelten die Regelungen des Rahmenvertrags weiterhin.“ Dies schafft Klarheit un

Fazit

Ein gut strukturierter Freelancer-Rahmenvertrag ist das Fundament einer erfolgreichen und langfristigen Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern. Durch die klare Regelung von Stundensätzen, Vergütungsmodellen und IP-Rechten schaffen Sie Transparenz und minimieren Missverständnisse. Die explizite Behandlung der Scheinselbstständigkeit schützt beide Seiten vor erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen. Ein professioneller Vertrag sollte alle relevanten Aspekte vom Datenschutz bis zur Haftung abdecken und gleichzeitig genug Flexibilität für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit bieten. Investieren Sie Zeit in die sorgfältige Vertragsgestaltung oder lassen Sie sich von rechtlicher Seite beraten, um langfristig von einer sicheren und produktiven Geschäftsbeziehung zu profitieren. Ein durchdachter Rahmenvertrag ist nicht nur rechtliche Pflicht, sondern auch Ausdruck von Professionalität und gegenseitigem Respekt.