Arbeitszeugnis (Qualifiziert)

Arbeitszeugnis (Qualifiziert): Vorlage für ein wohlwollendes, aber wahrheitsgemäßes Zeugnis mit den üblichen „Codes“.

Einleitung

Das qualifizierte Arbeitszeugnis gehört zu den wichtigsten Dokumenten im Berufsleben und kann über den weiteren Karriereweg eines Arbeitnehmers entscheiden. Als Arbeitgeber stehen Sie vor der Herausforderung, ein Zeugnis zu verfassen, das sowohl den gesetzlichen Anforderungen der Wohlwollenspflicht entspricht als auch eine wahrheitsgemäße Beurteilung der Leistungen und des Verhaltens enthält. Die sogenannte Zeugnissprache mit ihren versteckten Codes und Formulierungen hat sich über Jahrzehnte etabliert und wird von Personalverantwortlichen routiniert entschlüsselt. In diesem umfassenden Leitfaden erhalten Sie eine praxiserprobte Vorlage für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sowie detaillierte Erläuterungen zu den gängigen Formulierungen, Bewertungsstufen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Ob Sie als Personalleiter, Geschäftsführer oder HR-Mitarbeiter tätig sind – dieser Artikel unterstützt Sie dabei, ein rechtssicheres und aussagekräftiges Zeugnis zu erstellen.

Definition und Bedeutung des qualifizierten Arbeitszeugnisses

Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis

Das deutsche Arbeitsrecht unterscheidet grundlegend zwischen zwei Zeugnisarten. Das einfache Arbeitszeugnis beschränkt sich auf Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeit sowie zu den persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Es enthält keine Bewertungen und dient primär als Tätigkeitsnachweis. Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht deutlich weiter: Es umfasst zusätzlich eine umfassende Leistungsbeurteilung sowie eine Bewertung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Für die meisten Bewerbungsprozesse ist das qualifizierte Arbeitszeugnis unverzichtbar, da es potenziellen Arbeitgebern einen detaillierten Einblick in die Fähigkeiten und das Verhalten des Bewerbers gibt.

Gesetzlicher Anspruch nach § 109 GewO

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist in § 109 Gewerbeordnung (GewO) verankert. Dieser Paragraph legt fest, dass jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis hat. Der Arbeitnehmer kann dabei ausdrücklich verlangen, dass sich die Angaben über Art und Dauer hinaus auf Leistung und Verhalten erstrecken. Das Zeugnis muss wahrheitsgemäß, wohlwollend und klar verständlich formuliert sein. Ergänzend greift § 630 BGB für arbeitnehmerähnliche Personen, Heimarbeiter und freie Mitarbeiter.

Relevanz für die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers

Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist ein zentrales Dokument für die Karriereentwicklung. Personalverantwortliche nutzen es intensiv zur Einschätzung von Bewerbern und lesen dabei sehr genau zwischen den Zeilen. Ein gut formuliertes Zeugnis öffnet Türen zu neuen Arbeitgebern, während ein schwaches oder negativ codiertes Zeugnis erhebliche Nachteile im Bewerbungsprozess verursachen kann. Insbesondere die sogenannte Zeugnissprache mit ihren versteckten Codes macht das Arbeitszeugnis zu einem sensiblen Instrument der Personalauswahl.

Rechtliche Grundlagen und Pflichten des Arbeitgebers

Die Wohlwollenspflicht im deutschen Arbeitsrecht

Die Wohlwollenspflicht verpflichtet den Arbeitgeber, das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig zu erschweren. Das bedeutet nicht, dass jedes Zeugnis ausschließlich positiv sein muss. Vielmehr dürfen keine Formulierungen verwendet werden, die den Arbeitnehmer in einem unverhältnismäßig schlechten Licht erscheinen lassen. Die Wohlwollenspflicht bildet einen Schutzschild gegen willkürliche Abwertungen und stellt sicher, dass auch kritische Bewertungen in angemessener Form formuliert werden.

Die Wahrheitspflicht bei der Zeugniserstellung

Parallel zur Wohlwollenspflicht gilt die Wahrheitspflicht. Das Arbeitszeugnis muss ein zutreffendes Bild der erbrachten Leistungen und des Verhaltens zeichnen. Irreführende oder unzutreffende Angaben sind unzulässig. Arbeitgeber befinden sich damit in einem Spannungsfeld: Negative Aspekte dürfen weder verschwiegen noch in abwertenden Andeutungen versteckt werden. Die Balance zwischen wohlwollender Darstellung und wahrheitsgemäßer Beurteilung erfordert präzise Formulierungskunst.

Fristen und Formvorschriften für das Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis muss schriftlich auf Firmenpapier erstellt und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden. Der Anspruch verjährt grundsätzlich nach drei Jahren gemäß § 195 BGB, wobei kürzere tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen von drei bis sechs Monaten üblich sind. Das Zeugnis sollte idealerweise zum Beendigungszeitpunkt des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitszeugnisse auch in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur ausgestellt werden, sofern der Zeugnisempfänger einwilligt.

Haftungsrisiken bei fehlerhaften Zeugnissen

Fehlerhafte Arbeitszeugnisse können erhebliche Haftungsrisiken für Arbeitgeber begründen. Enthält ein Zeugnis unzutreffende positive Aussagen und stellt ein neuer Arbeitgeber später fest, dass der Mitarbeiter diesen Bewertungen nicht entspricht, kann der ausstellende Arbeitgeber unter Umständen haftbar gemacht werden. Ebenso können ungerechtfertigt negative Formulierungen zu Schadensersatzansprüchen des Arbeitnehmers führen, wenn dieser dadurch nachweislich berufliche Nachteile erleidet.

Aufbau und Struktur eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Überschrift und Einleitungssatz mit Personaldaten

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beginnt mit der Überschrift „Arbeitszeugnis“ oder „Qualifiziertes Arbeitszeugnis“. Der Einleitungssatz enthält die vollständigen Personaldaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und gegebenenfalls Austrittsdatum. Es folgt die Angabe der Position sowie des Unternehmensbereichs, in dem der Mitarbeiter tätig war. Diese Daten müssen vollständig und korrekt sein, da sie die Grundlage für alle weiteren Angaben bilden.

Tätigkeitsbeschreibung und Aufgabenbereich

Die Tätigkeitsbeschreibung listet die wesentlichen Aufgaben des Arbeitnehmers auf. Sie sollte vollständig, aber nicht überfrachtet sein und die Tätigkeiten in einer logischen Reihenfolge darstellen. Wichtige Projekte, Verantwortungsbereiche und besondere Kompetenzen werden hervorgehoben. Die Beschreibung vermittelt potenziellen Arbeitgebern einen klaren Eindruck vom Einsatzbereich und der Qualifikation des Mitarbeiters.

Leistungsbeurteilung und Arbeitsergebnisse

Die Leistungsbeurteilung ist das Herzstück des qualifizierten Arbeitszeugnisses. Sie bewertet Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Fachwissen, Arbeitsweise und Arbeitserfolg. Typische Formulierungen orientieren sich an der sogenannten Zufriedenheitsskala: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ entspricht der Note sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ der Note gut. Diese Leistungsbeurteilung wird mit einer zusammenfassenden Bewertung abgeschlossen.

Verhaltensbeurteilung gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden

Die Verhaltensbeurteilung beschreibt das Sozialverhalten im Arbeitsumfeld. Die Reihenfolge der Nennung ist dabei bedeutsam: Standardmäßig werden zunächst Vorgesetzte, dann Kollegen und schließlich Kunden oder externe Partner erwähnt. Eine abweichende Reihenfolge kann als versteckter Hinweis auf Probleme mit der Autorität von Vorgesetzten gewertet werden. Formulierungen wie „stets vorbildlich“ oder „einwandfrei“ signalisieren unterschiedliche Bewertungsstufen.

Beendigungsformel und Schlussabsatz

Der Schlussabsatz enthält Angaben zum Beendigungsgrund, eine Dankesformel und Zukunftswünsche. Obwohl auf die Schlussformel kein rechtlicher Anspruch besteht, gilt ihr Fehlen als negatives Signal. Eine vollständige Schlussformel umfasst das Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die geleistete Arbeit sowie Wünsche für die berufliche und private Zukunft.

Die Zeugnissprache: Codes und versteckte Bedeutungen

Entstehung und Entwicklung der Zeugniscodes

Die Zeugnissprache entwickelte sich als Reaktion auf die rechtlichen Vorgaben der Wohlwollenspflicht. Da offene Kritik unzulässig ist, etablierten sich über Jahrzehnte standardisierte Formulierungen mit codierter Bedeutung. Diese Codes ermöglichen es Arbeitgebern, differenzierte Bewertungen zu kommunizieren, ohne gegen rechtliche Vorgaben zu verstoßen. Die Zeugnissprache hat sich zu einem komplexen System entwickelt, das von Personalverantwortlichen verstanden und angewendet wird.

Wie Personalverantwortliche Zeugnisse interpretieren

Erfahrene Personalverantwortliche erkennen die Bedeutung von Zeugnisformulierungen sofort. Sie achten auf Nuancen wie das Vorhandensein oder Fehlen von Adverbien („stets“, „jederzeit“), auf Steigerungsformen („vollsten“ versus „vollen“) und auf die Vollständigkeit der Beurteilungsbereiche. Lücken im Zeugnis werden als „beredtes Schweigen“ interpretiert. Ein fehlendes Lob für Pünktlichkeit kann beispielsweise auf Unpünktlichkeit hindeuten.

Typische Verschlüsselungstechniken in Arbeitszeugnissen

Zu den gängigen Verschlüsselungstechniken gehören:

• Einschränkende Formulierungen: „im Großen und Ganzen“, „im Allgemeinen“, „im Wesentlichen“
• Fehlende Verstärker: „zu unserer Zufriedenheit“ statt „zu unserer vollen Zufriedenheit“
• Passive Formulierungen: „wurde mit Aufgaben betraut“ statt „übernahm eigenverantwortlich“
• Betonung von Selbstverständlichkeiten: „war stets pünktlich“ kann Leistungsmängel überdecken
• Doppeldeutige Aussagen: „zeigte Verständnis für die Arbeit“ statt „erledigte die Arbeit“

Warnsignale und negative Formulierungen erkennen

Bestimmte Formulierungen gelten als eindeutige Warnsignale:

• „hat sich bemüht“ oder „war stets bemüht“ – entspricht der Note ungenügend
• „war bei Kollegen beliebt“ – deutet auf übermäßiges Socializing statt Arbeit hin
• „zeigte Verständnis für die Belange der Belegschaft“ – Verdacht auf Aufwiegelung gegen Vorgesetzte
• „war geselliger Mitarbeiter“ – kann auf Alkoholprobleme hindeuten
• Fehlende Schlussformel oder fehlender Dank – generell negatives Signal

Bewertungsstufen im qualifizierten Arbeitszeugnis

Note 1: Sehr gute Leistung – Formulierungsbeispiele

Die Bestnote wird durch maximale Verstärkung und zeitliche Konstanz ausgedrückt:

• „erledigte die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit„
• „zeigte jederzeit hervorragende Leistungen“
• „arbeitete durchweg äußerst zügig, absolut umsichtig, überaus sorgfältig und genau“
• „Verhalten war stets vorbildlich„

Note 2: Gute Leistung – Formulierungsbeispiele

Gute Leistungen werden durch die Kombination von „stets“ mit „voller Zufriedenheit“ ausgedrückt:

• „erfüllte die Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit„
• „arbeitete jederzeit zielstrebig, sehr sorgfältig und mit großer Effizienz“
• „Verhalten war stets einwandfrei„
• „wurde aufgrund Hilfsbereitschaft und Zuverlässigkeit von Kollegen und Vorgesetzten geschätzt„

Note 3: Befriedigende Leistung – Formulierungsbeispiele

Die durchschnittliche Bewertung verzichtet auf den Verstärker „stets“:

• „erfüllte die Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit„
• „arbeitete stets zu unserer Zufriedenheit„
• „Verhalten war einwandfrei„
• „war aufgrund zuvorkommender Art bei Kollegen und Vorgesetzten beliebt„

Note 4: Ausreichende Leistung – Formulierungsbeispiele

Die Note ausreichend signalisiert unterdurchschnittliche, aber noch akzeptable Leistungen:

• „erfüllte die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit„
• „erledigte alle Aufgaben ordnungsgemäß„
• „Verhalten war im Großen und Ganzen nicht zu beanstanden„

Note 5-6: Mangelhafte Leistung – Formulierungsbeispiele

Mangelhafte und ungenügende Leistungen werden durch abschwächende Formulierungen ausgedrückt:

• „erfüllte die Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ – mangelhaft
• „hat sich bemüht, die Aufgaben zu erfüllen“ – ungenügend
• „war stets bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden“ – ungenügend

Leistungsbeurteilung: Formulierungen und ihre Bedeutung

Arbeitsbereitschaft und Motivation bewerten

Die Arbeitsbereitschaft beschreibt die Motivation und das Engagement des Mitarbeiters. Sehr gute Formulierungen lauten: „zeigte stets außerordentliches Engagement und höchste Einsatzbereitschaft“ oder „identifizierte sich in vorbildlicher Weise mit den Unternehmenszielen“. Schwächere Varianten wie „zeigte Interesse an der Arbeit“ oder „war um gute Leistungen bemüht“ signalisieren mangelnde Motivation.

Arbeitsbefähigung und Fachwissen beschreiben

Dieser Abschnitt bewertet die fachlichen Qualifikationen und das Know-how. Positive Formulierungen betonen umfassende Fachkenntnisse: „verfügt über hervorragende und fundierte Fachkenntnisse“ oder „setzte sein ausgezeichnetes Fachwissen stets gewinnbringend ein“. Abschwächungen wie „verfügt über die notwendigen Fachkenntnisse“ deuten auf Lücken hin.

Arbeitsweise und Arbeitserfolg formulieren

Die Arbeitsweise umfasst Aspekte wie Sorgfalt, Effizienz und Selbstständigkeit. Beispiele für sehr gute Bewertungen: „arbeitete stets äußerst selbstständig, zuverlässig und mit größter Sorgfalt“ oder „erzielte auch unter Belastung hervorragende Arbeitsergebnisse“. Der Arbeitserfolg wird durch konkrete Resultate untermauert: „übertraf die gesetzten Ziele regelmäßig“ oder „leistete wertvolle Beiträge zum Unternehmenserfolg“.

Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung

Die Zusammenfassung bündelt alle Leistungsaspekte in einer Gesamtbewertung. Sie folgt unmittelbar auf die Einzelbewertungen und verwendet die klassische Zufriedenheitsskala. Eine typische Formulierung für die Note gut lautet: „Zusammenfassend haben die Leistungen von Herrn/Frau [Name] stets unseren vollen Erwartungen entsprochen und zu unserer vollen Zufriedenheit beigetragen.“

Verhaltensbeurteilung: Codes für Sozialverhalten

Formulierungen zum Verhalten gegenüber Vorgesetzten

Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten ist besonders sensibel. Positive Formulierungen: „verhielt sich gegenüber Vorgesetzten stets loyal und respektvoll“ oder „pflegte ein ausgezeichnetes Verhältnis zu Vorgesetzten“. Kritische Signale: „vertrat seinen Standpunkt selbstbewusst“ kann auf Konflikte hindeuten, „war durchsetzungsfähig“ möglicherweise auf mangelnde Teamfähigkeit.

Beschreibung des Kollegenverhaltens

Das Kollegenverhalten reflektiert die Teamfähigkeit. Sehr gute Bewertungen: „war wegen seiner hilfsbereiten und kollegialen Art allseits geschätzt“ oder „förderte aktiv die Zusammenarbeit im Team“. Vorsicht bei: „war bei Kollegen beliebt“ – dies kann andeuten, dass die Beliebtheit zulasten der Arbeitsleistung ging.

Kundenumgang und externe Kommunikation

Bei kundenorientierten Positionen ist diese Bewertung zentral. Positive Beispiele: „überzeugte durch professionelles und kundenorientiertes Auftreten“ oder „pflegte hervorragende Geschäftsbeziehungen“. Schwächere Formulierungen wie „kam mit Kunden zurecht“ signalisieren Defizite in der Kundenorientierung.

Die richtige Reihenfolge bei der Verhaltensbeurteilung

Die standardmäßige Reihenfolge lautet: Vorgesetzte – Kollegen – Kunden/externe Partner. Diese Hierarchie spiegelt die Bedeutung der jeweiligen Beziehungen wider. Wird die Reihenfolge verändert und beispielsweise Kollegen vor Vorgesetzten genannt, kann dies als Hinweis auf Autoritätsprobleme interpretiert werden. Personalverantwortliche achten besonders auf solche Abweichungen.

Mustervorlage: Qualifiziertes Arbeitszeugnis Note 2

Vollständiges Zeugnismuster mit allen Elementen

ARBEITSZEUGNIS

Frau Maria Mustermann, geboren am 15. März 1985, war vom 1. April 2018 bis zum 31. Dezember 2024 in unserem Unternehmen als Projektmanagerin in der Abteilung Marketing tätig.

Zu ihren Aufgaben gehörten die eigenverantwortliche Planung und Durchführung von Marketingkampagnen, die Koordination externer Dienstleister, die Budgetverwaltung sowie die Analyse und Auswertung von Kampagnenergebnissen.

Frau Mustermann verfügt über fundierte Fachkenntnisse, die sie stets gewinnbringend einsetzte. Sie arbeitete jederzeit selbstständig, sorgfältig und mit großem Engagement. Auch in Situationen mit hoher Arbeitsbelastung behielt sie den Überblick und erzielte sehr gute Arbeitsergebnisse. Ihre Aufgaben erledigte sie stets zu unserer vollen Zufriedenheit.

Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartnern war stets einwandfrei. Sie wurde wegen ihrer Hilfsbereitschaft und Zuverlässigkeit von allen sehr geschätzt.

Frau Mustermann verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern diese Entscheidung und danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit. Für ihre berufliche und private Zukunft wünschen wir ihr weiterhin viel Erfolg und alles Gute.

[Ort, Datum]
[Unterschrift, Name, Position]

Erläuterungen zu den einzelnen Textbausteinen

Die Formulierung „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ markiert die Note gut. Das Adverb „stets“ verstärkt die positive Bewertung und signalisiert Konstanz. „Einwandfrei“ beim Verhalten entspricht ebenfalls einer guten Bewertung. Die Schlussformel mit „bedauern“ und „weiterhin viel Erfolg“ rundet das positive Gesamtbild ab – das Wort „weiterhin“ bestätigt den bisherigen Erfolg.

Anpassungsmöglichkeiten für verschiedene Branchen

Die Tätigkeitsbeschreibung muss branchenspezifisch angepasst werden. Im IT-Bereich werden technische Kompetenzen und Projektmethoden betont, im Vertrieb Umsatzziele und Kundenbeziehungen, in der Produktion Qualitätskennzahlen und Prozessoptimierungen. Die Leistungs- und Verhaltensformulierungen bleiben grundsätzlich übertragbar.

Variation für unterschiedliche Hierarchieebenen

Für Führungskräfte wird die Führungsbeurteilung ergänzt: „führte das Team von X Mitarbeitern motivierend und zielorientiert“ oder „erzielte mit seinem Team hervorragende Ergebnisse“. Bei Berufseinsteigern kann die Lernbereitschaft hervorgehoben werden: „eignete sich neue Aufgabengebiete schnell und eigenständig an“.

Beendigungsformeln und Schlussabsätze richtig gestalten

Austrittsgründe und ihre Formulierung

Der Austrittsgrund sollte neutral oder positiv formuliert werden:

• Eigenkündigung: „verlässt uns auf eigenen Wunsch“
• Betriebsbedingte Kündigung: „Das Arbeitsverhältnis endet aus betriebsbedingten Gründen“
• Befristung: „Das befristete Arbeitsverhältnis endet vereinbarungsgemäß“
• Aufhebungsvertrag: „Das Arbeitsverhältnis endet im beiderseitigen Einvernehmen“

Dankesformel und Bedauern über das Ausscheiden

Obwohl kein Rechtsanspruch besteht, sind Dank und Bedauern üblich. Starke Formulierungen: „Wir bedauern sehr, Frau/Herrn [Name] zu verlieren und danken herzlich für die stets hervorragende Zusammenarbeit.“ Schwächere Varianten: „Wir danken für die Mitarbeit.“ Fehlt der Dank vollständig, gilt dies als negatives Signal.

Zukunftswünsche und ihre versteckte Bedeutung

Die Zukunftswünsche enthalten ebenfalls Codes. „Wir wünschen weiterhin viel Erfolg“ bestätigt den bisherigen Erfolg. Fehlt „weiterhin“, kann dies signalisieren, dass der Erfolg bisher ausblieb. Vollständige Wünsche umfassen die berufliche und private Zukunft: „Für die berufliche und private Zukunft wünschen wir alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“

Unterschrift, Datum und formale Abschlussangaben

Das Zeugnis muss von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden – in der Regel der direkte Vorgesetzte, Personalleiter oder Geschäftsführer. Das Ausstellungsdatum sollte dem Beendigungsdatum entsprechen oder zeitnah danach liegen. Eine erhebliche Abweichung kann auf Konflikte hindeuten. Die Unterschrift muss lesbar und zuordenbar sein.

Häufige Fehler bei der Zeugniserstellung vermeiden

Unzulässige Inhalte im Arbeitszeugnis

Folgende Inhalte sind im Arbeitszeugnis unzulässig:

• Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder Betriebsratstätigkeit
• Informationen über Krankheiten oder Fehlzeiten (außer bei erheblichem Umfang)
• Hinweise auf Schwangerschaft oder Elternzeit
• Private Lebensumstände oder politische Überzeugungen
• Versteckte negative Codes durch Symbole oder Zeichen (Unterstreichungen, Anführungszeichen)
• Nicht abgeschlossene Ermittlungsverfahren (außer bei direktem Bezug zur Tätigkeit)

Formulierungsfehler und ihre rechtlichen Folgen

Irreführende Formulierungen können zu Berichtigungsansprüchen und Schadensersatzforderungen führen. Auch unbeabsichtigte Doppeldeutigkeiten können dem Arbeitnehmer schaden und den Arbeitgeber haftbar machen. Typische Fehler sind übertriebene Höflichkeitsfloskeln, die als Ironie interpretiert werden, oder fehlende Beurteilungsbereiche, die als „beredtes Schweigen“ gewertet werden.

Fehlende Bestandteile und Formfehler

Ein unvollständiges Zeugnis ist anfechtbar. Wesentliche Bestandteile dürfen nicht fehlen: Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung und Verhaltensbeurteilung sind im qualifizierten Zeugnis zwingend. Formfehler wie Rechtschreibfehler, Flecken, Knicke oder unleserliche Unterschriften berechtigen zur Neuausstellung. Das Zeugnis muss auf Firmenbriefpapier erstellt werden.

Widersprüchliche Aussagen im Zeugnis

Widersprüche zwischen einzelnen Zeugnispassagen sind problematisch. Beispielsweise ist eine „stets vorbildliche“ Verhaltensbeurteilung nicht vereinbar mit einer nur „befriedigenden“ Gesamtleistung. Solche Inkonsistenzen wecken Misstrauen bei Personalverantwortlichen und können als versteckte Kritik interpretiert werden.

Besondere Situationen bei der Zeugniserstellung

Arbeitszeugnis bei Kündigung durch den Arbeitgeber

Bei einer Arbeitgeberkündigung ist besondere Sorgfalt geboten. Der Beendigungsgrund sollte neutral formuliert werden: „Das Arbeitsverhältnis endet zum [Datum].“ Bei betriebsbedingten Kündigungen kann die Formulierung „aus betrieblichen Gründen“ verwendet werden. Das Zeugnis selbst darf keine Rückschlüsse auf die Kündigungsgründe zulassen, sofern diese nicht das Verhalten des Arbeitnehmers betreffen.

Zeugnis bei Eigenkündigung des Arbeitnehmers

Die Eigenkündigung wird positiv vermerkt: „verlässt uns auf eigenen Wunsch“ oder „verlässt unser Unternehmen, um sich einer neuen beruflichen Herausforderung zu stellen“. Diese Formulierung signalisiert, dass der Arbeitnehmer aktiv und selbstbestimmt handelt. Das Bedauern des Arbeitgebers verstärkt den positiven Eindruck.

Zwischenzeugnis und seine Besonderheiten

Ein Zwischenzeugnis wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt und ist im Präsens formuliert. Anlässe sind Versetzungen, Vorgesetztenwechsel oder die Vorbereitung auf interne Bewerbungen. Das Zwischenzeugnis hat Bindungswirkung: Ein späteres Endzeugnis sollte ohne triftige Gründe nicht wesentlich von der Zwischenbeurteilung abweichen.

Arbeitszeugnis nach Probezeit oder befristetem Vertrag

Auch bei kurzen Beschäftigungszeiten besteht der volle Zeugnisanspruch. Die Kürze der Beschäftigung sollte in der Beurteilung berücksichtigt werden: „In der kurzen Zeit ihrer Zugehörigkeit konnte Frau [Name] überzeugen.“ Bei befristeten Verträgen lautet die Beendigungsformel: „Das befristete Arbeitsverhältnis endet vereinbarungsgemäß.“

Zeugniscode-Tabelle: Die wichtigsten Formulierungen

Positive Standardformulierungen für alle Beurteilungsbereiche

Leistungsbeurteilung (sehr gut/gut):

• „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ (Note 1)
• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ (Note 2)
• „arbeitete jederzeit selbstständig und mit größter Sorgfalt“
• „erzielte hervorragende/sehr gute Arbeitsergebnisse“

Verhaltensbeurteilung (sehr gut/gut):

• „Verhalten war stets vorbildlich“ (Note 1)
• „Verhalten war stets einwandfrei“ (Note 2)
• „wurde von allen sehr geschätzt“

Neutrale Formulierungen und ihre Interpretation

Neutrale Formulierungen entsprechen meist der Note befriedigend:

• „zu unserer vollen Zufriedenheit“ – ohne „stets“ nur befriedigend
• „stets zu unserer Zufriedenheit“ – ebenfalls befriedigend
• „erledigte die Aufgaben gewissenhaft“
• „Verhalten war einwandfrei“ – ohne „stets“ nur befriedigend

Kritische Formulierungen erkennen und vermeiden

Diese Formulierungen signalisieren unterdurchschnittliche Leistungen:

• „zu unserer Zufriedenheit“ – nur ausreichend (Note 4)
• „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ – mangelhaft (Note 5)
• „hat sich bemüht“ / „war stets bemüht“ – ungenügend (Note 6)
• „erledigte die Aufgaben ordnungsgemäß“ – minimale Leistung
• „im Allgemeinen“, „im Wesentlichen“ – Einschränkungen

Geheimcodes und verbotene Zeichen

Bestimmte Techniken sind unzulässig und können angefochten werden:

• Unterstreichungen oder Anführungszeichen mit versteckter Bedeutung
• Bestimmte Symbole oder Zeichen am Dokumentrand
• Absichtliche Lücken oder ungewöhnliche Formatierungen
• Mehrdeutige Formulierungen, die offensichtlich negativ gemeint sind

Digitale Arbeitszeugnisse und moderne Anforderungen

Elektronische Form und digitale Signaturen

Seit dem 1. Januar 2025 können Arbeitszeugnisse auch in elektronischer Form erteilt werden. Voraussetzung ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) sowie die Einwilligung des Zeugnisempfängers. Die QES wird von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie der Deutschen Post, der Telekom oder der Bundesnotarkammer bereitgestellt. Ohne Einwilligung oder QES muss das Zeugnis weiterhin in Papierform mit händischer Unterschrift ausgestellt werden.

Aufbewahrungspflichten und Datenschutz

Arbeitgeber sollten Zeugniskopien aufbewahren, um bei Rückfragen oder Streitigkeiten nachweisfähig zu sein. Die Aufbewahrung erfolgt unter Beachtung der DSGVO in der Personalakte. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelten die regulären Aufbewahrungsfristen. Arbeitszeugnisse enthalten personenbezogene Daten und unterliegen entsprechend dem Datenschutzrecht.

Zeugnismanagement-Software für Unternehmen

Moderne Zeugnismanagement-Software unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Erstellung von Arbeitszeugnissen. Arbeitszeugnisgeneratoren bieten geprüfte Textbausteine, die sich an Notenbewertungen orientieren. Die Software stellt sicher, dass alle Beurteilungskriterien abgefragt und in korrekter Reihenfolge dargestellt werden. Regelmäßige Updates berücksichtigen aktuelle Rechtsprechung und minimieren Haftungsrisiken.

Arbeitnehmerrechte bei Zeugnisstreitigkeiten

Anspruch auf Zeugnisberichtigung

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Berichtigung des Arbeitszeugnisses, wenn dieses inhaltlich falsch, unvollständig oder formell mangelhaft ist. Fehler wie falsche Daten, fehlende Tätigkeiten oder ungerechtfertigte Bewertungen müssen korrigiert werden. Die Berichtigung erfolgt durch Ausstellung eines neuen, vollständigen Zeugnisses – nicht durch Korrekturen auf dem Original. Das neue Zeugnis trägt das Datum des ursprünglichen Zeugnisses.

Klage vor dem Arbeitsgericht

Weigert sich der Arbeitgeber, das Zeugnis zu berichtigen, kann der Arbeitnehmer eine Zeugnisberichtigungsklage vor dem Arbeitsgericht erheben. In der Klage muss konkret dargelegt werden, welche Formulierungen beanstandet werden und welche Änderungen verlangt werden. Die Klage sollte zeitnah erfolgen, um Ausschlussfristen zu wahren. Arbeitsgerichte drängen häufig auf gütliche Einigungen und wohlwollendere Formulierungen.

Beweislast bei Zeugnisstreitigkeiten