Zwischenzeugnis: Leistungsbeurteilung während eines laufenden Arbeitsverhältnisses (z.B. bei Vorgesetztenwechsel).
Einleitung
Das Zwischenzeugnis spielt eine wichtige Rolle im Arbeitsleben und stellt eine Form der Leistungsbeurteilung dar, die während eines aktiven Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt wird. Anders als das klassische Arbeitszeugnis am Ende einer Anstellung dokumentiert das Zwischenzeugnis die erbrachten Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Besonders relevant wird die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses bei Veränderungen im Unternehmen, etwa beim Wechsel des direkten Vorgesetzten, bei organisatorischen Umstrukturierungen oder bei längerfristigen Abwesenheiten. Dieses Dokument bietet Arbeitnehmern eine wertvolle Orientierung hinsichtlich ihrer beruflichen Entwicklung und dient gleichzeitig als Nachweis ihrer bisherigen Arbeitsleistung. Der folgende Artikel behandelt umfassend alle relevanten Aspekte rund um das Zwischenzeugnis und dessen rechtliche sowie praktische Bedeutung.
Definition und Abgrenzung des Zwischenzeugnisses
Das Zwischenzeugnis stellt ein wichtiges Dokument dar, das Arbeitgeber während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausstellen. Es dient der Leistungsbeurteilung eines Arbeitnehmers zu einem bestimmten Zeitpunkt, ohne dass das Arbeitsverhältnis endet. Dieses Instrument ermöglicht es, die erbrachten Leistungen und erworbenen Qualifikationen zu einem konkreten Stichtag zu dokumentieren und zu würdigen. Das Zwischenzeugnis ist von rechtlicher Relevanz und erfüllt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtige Funktionen in der Personalwirtschaft.
Unterschied zwischen Zwischenzeugnis und Arbeitszeugnis
Der wesentlichste Unterschied liegt in der zeitlichen Komponente. Während ein Arbeitszeugnis nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird und die gesamte Dauer der Betriebszugehörigkeit berücksichtigt, bezieht sich das Zwischenzeugnis auf einen definierten Zeitraum während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses. Das Arbeitszeugnis gilt als das abschließende Leistungszeugnis, wohingegen das Zwischenzeugnis eine Momentaufnahme der beruflichen Leistung darstellt. Eine weitere Differenzierung besteht in der Nutzung: Das Arbeitszeugnis ist häufig erforderlich für externe Bewerbungsverfahren, das Zwischenzeugnis hingegen findet vor allem bei internen Vorgängen oder spezifischen Situationen Verwendung.
Rechtliche Natur des Zwischenzeugnisses
Juristisch wird das Zwischenzeugnis als Gewährleistungsdokument eingeordnet, da es sachlich korrekt und vollständig die Tätigkeit sowie die Leistungen des Arbeitnehmers beschreiben muss. Es unterliegt ähnlichen Anforderungen wie das Arbeitszeugnis, insofern es wahrheitsgemäß und belegbar sein muss. Allerdings gibt es rechtliche Besonderheiten: Das Zwischenzeugnis muss nicht in gleicher Ausführlichkeit ausfallen wie ein Arbeitszeugnis. Seine Bezeichnung kann variabel sein und muss nicht zwingend die Wortfolge „Zeugnis“ enthalten, sondern kann auch als Bescheinigung, Bestätigung oder Beurteilung formuliert sein. Die rechtliche Verbindlichkeit ergibt sich aus der Forderung nach Wahrheitsgehalt und Relevanz der Aussagen.
Einsatzgebiete in der Praxis
Das Zwischenzeugnis findet in diversen beruflichen Situationen Anwendung. Ein klassisches Einsatzgebiet ist der Wechsel der unmittelbaren Führungskraft oder des Vorgesetzten, bei dem der bisherige Vorgesetzte die Leistung dokumentiert, bevor diese Zusammenarbeit endet. Weitere Szenarien umfassen größere organisatorische Veränderungen wie Abteilungswechsel, Umstrukturierungen oder Fusionen. Auch beim Eintritt in Elternzeit, bei längeren Sabbaticals oder Fortbildungsmaßnahmen kann ein Zwischenzeugnis sinnvoll sein. Manche Unternehmen setzen Zwischenzeugnisse zudem als regelmäßiges Instrument zur Mitarbeiterbeurteilung ein, etwa im Rahmen jährlicher Leistungsbewertungen.
Rechtlicher Anspruch auf ein Zwischenzeugnis
Die Frage nach einem Rechtanspruch auf Zwischenzeugnisse wird in der Rechtsprechung differenziert beantwortet und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis, für das am Ende eines Arbeitsverhältnisses ein gesetzlicher Anspruch besteht, ist die Rechtslage beim Zwischenzeugnis differenzierter und oft Gegenstand von Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Gesetzliche Grundlagen und Regelungen
Die rechtliche Grundlage für Zeugnisse ergibt sich primär aus § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), der Arbeitnehmern ein Recht auf ein schriftliches Zeugnis gewährt. Allerdings konkretisiert diese Norm hauptsächlich das Arbeitszeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Für Zwischenzeugnisse existieren keine expliziten gesetzlichen Regelungen, die einen zwingenden Anspruch festschreiben. Hier greifen häufig Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge, die spezifische Regelungen zu Zwischenzeugnissen enthalten können. In vielen Tarifverträgen sind regelhafte Abschnitte vorgesehen, nach denen Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben, beispielsweise nach jeweils zwei Jahren oder bei bestimmten organisatorischen Änderungen.
Wann besteht ein Anspruchsrecht für Arbeitnehmer
Ein verbreiteter Anspruch auf Zwischenzeugnisse besteht beim Wechsel der unmittelbaren Führungskraft. In diesem Fall haben Arbeitnehmer in vielen Konstellationen ein berechtigtes Interesse, ihre bis zu diesem Zeitpunkt erbrachten Leistungen dokumentiert zu bekommen. Dies wird auch von Arbeitsgerichten anerkannt und kann als legitimer Grund für die Forderung eines Zwischenzeugnisses gelten. Ebenso können Ansprüche entstehen bei Versetzungen in andere Abteilungen, bei wesentlichen Änderungen des Aufgabengebiets oder bei längeren Abwesenheiten wie Elternzeitphasen. Die Rechtsprechung hat zudem anerkannt, dass ein Arbeitnehmer, der sich intern bewirbt oder von der Geschäftsleitung dazu aufgefordert wird, ein Zwischenzeugnis zur Verfügung gestellt bekommen sollte. In einigen Bundesländern und Branchen ist ein Anspruch auf ein jährliches Zwischenzeugnis gesetzlich oder tarifvertraglich verankert.
Unterschiede zwischen einfachen und qualifizierten Zwischenzeugnissen
Beim Zwischenzeugnis kann zwischen zwei Varianten unterschieden werden: Das einfache Zwischenzeugnis bescheinigt lediglich die Art und Dauer der Tätigkeit während des betreffenden Zeitraums, ähnlich wie ein einfaches Arbeitszeugnis. Es enthält keine detaillierte Bewertung der Leistung oder des Verhaltens. Das qualifizierte Zwischenzeugnis hingegen umfasst eine ausführliche Beurteilung der Leistungen, Fähigkeiten und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Es entspricht dem qualifizierten Arbeitszeugnis, beschränkt sich aber auf den relevanten Zeitraum. Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis ist für den Arbeitnehmer deutlich aussagekräftiger und wird häufiger nachgefragt, insbesondere wenn es für interne oder externe Bewerbungen genutzt werden soll. Der Arbeitnehmer kann grundsätzlich zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zwischenzeugnis wählen, hat aber keinen gesetzlichen Anspruch auf die qualifiziertere Variante, sofern dies nicht vertraglich oder tariflich vereinbart ist.
Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel
Der Wechsel des Vorgesetzten oder der unmittelbaren Führungskraft stellt eine der häufigsten Situationen dar, in denen ein Zwischenzeugnis ausgestellt wird. Dieser Vorgang hat erhebliche praktische und rechtliche Implikationen, die es zu beachten gilt.
Besonderheiten bei Wechsel der Führungskraft
Wenn ein Arbeitnehmer einen neuen Vorgesetzten erhält, endet die fachliche und persönliche Zusammenarbeit mit dem bisherigen Vorgesetzten. In dieser Situation ist es üblich und oft auch sinnvoll, dass der ausscheidende Vorgesetzte eine Leistungsbeschreibung ausstellt, die auf seinen persönlichen Erfahrungen und Beobachtungen basiert. Diese Dokumentation hilft dem neuen Vorgesetzten, den Arbeitnehmer besser kennenzulernen und erhöht die Kontinuität in der Leistungsbeurteilung. Der scheidende Vorgesetzte hat dabei einen informativen Vorteil, da er die längerfristige Entwicklung und den Verlauf beobachtet hat. Dies macht sein Zeugnis besonders wertvoll und authentisch. Arbeitsrechtlich wird ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel häufig anerkannt, da der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse hat, die unter dieser Führungskraft erbrachten Leistungen festgehalten zu bekommen.
Übergabedokumentation und Leistungskontinuität
Ein Zwischenzeugnis beim Vorgesetztenwechsel dient auch der Übergabedokumentation. Es dokumentiert nicht nur die bisherige Leistung, sondern kann auch wichtige Informationen über Stärken, Entwicklungspotenziale und individuelle Besonderheiten des Mitarbeiters enthalten. Dies trägt zu einer besseren Kontinuität der Leistungsbeurteilung bei und reduziert das Risiko, dass sachlich korrekte Arbeitsleistungen durch einen Wechsel beeinträchtigt oder neu bewertet werden. Eine gute Übergabedokumentation durch das Zwischenzeugnis ermöglicht es dem neuen Vorgesetzten, auf bewährten Erkenntnissen aufzubauen, anstatt die Leistungsbewertung vollständig neu zu beginnen. Dies ist insbesondere in langfristigen Entwicklungsprozessen von Bedeutung und trägt zur Chancengleichheit bei.
Beurteilungsperspektiven unterschiedlicher Vorgesetzter
Ein interessantes Phänomen bei mehreren Zwischenzeugnissen mit verschiedenen Vorgesetzten ist, dass unterschiedliche Bewertungsperspektiven entstehen können. Verschiedene Führungskräfte gewichten Kompetenzen unterschiedlich, haben verschiedene Erwartungshaltungen und nehmen Verhaltensweisen unterschiedlich wahr. Dies ist grundsätzlich legitim und reflektiert die subjektive, aber fachlich begründete Sicht des jeweiligen Vorgesetzten. Allerdings sollten die Bewertungen insgesamt konsistent sein, insofern derselbe Arbeitnehmer nicht bei identischer Leistung von verschiedenen Vorgesetzten völlig gegensätzlich bewertet wird. Mehrere Zwischenzeugnisse können für den Arbeitnehmer daher vorteilhaft sein, da sie zeigen, dass seine Leistungen von mehreren unabhängigen Personen wahrgenommen und anerkannt wurden. Sie können auch verdeutlichen, dass der Arbeitnehmer mit verschiedenen Führungsstilen umgehen kann.
Inhalte und Struktur eines Zwischenzeugnisses
Die Gestaltung eines Zwischenzeugnisses folgt bestimmten Konventionen und Anforderungen, die sicherstellen, dass das Dokument aussagekräftig und fair ist.
Erforderliche Angaben und Formalia
Ein vollständiges Zwischenzeugnis sollte folgende Angaben enthalten: Die Identifikation des Arbeitnehmers mit vollständigem Namen, die genaue Bezeichnung der ausgeübten Tätigkeit oder des Funktionstitels, die Dauer der Beschäftigung im betreffenden Zeitraum mit präzisen Datumsangaben, sowie Name und Titel des Ausstellers oder des Unternehmens. Es ist empfehlenswert, das Ausstellungsdatum anzugeben und das Dokument durch ein Unterschriftsfeld zu authentifizieren. Diese formalen Elemente sind notwendig, damit das Zeugnis als offizielles Dokument anerkannt wird und keine Zweifel an seiner Authentizität entstehen. Ein Zeugnis ohne klare formale Struktur kann von Dritten angezweifelt oder nicht anerkannt werden, was seinen praktischen Nutzen mindert.
Beurteilungskriterien und Leistungsbeschreibung
Die inhaltliche Substanz eines Zwischenzeugnisses besteht aus der Beschreibung und Beurteilung der Arbeitsleistungen. Dies umfasst zunächst eine sachliche Darstellung der Aufgaben, die der Arbeitnehmer während des betreffenden Zeitraums wahrgenommen hat. Darüber hinaus sollte das Zeugnis die Art und Weise bewerten, wie diese Aufgaben erfüllt wurden. Dies beinhaltet die Qualität der Arbeit, die Einhaltung von Fristen, die Zuverlässigkeit und das Engagement. Bei einem qualifizierten Zwischenzeugnis werden zudem fachliche Kompetenzen, Methodenkompetenz, Sozialkompetenzen und persönliche Eigenschaften bewertet. Die Leistungsbeschreibung sollte konkret und nachvollziehbar sein, nicht abstrakt oder allgemein.
Aufbau und sprachliche Formulierungen
Ein strukturiertes Zwischenzeugnis folgt typischerweise diesem Aufbau: Einleitung mit formalen Daten, Aufgabenbeschreibung, Leistungsbewertung nach verschiedenen Kriterien, Schlussbeurteilung und Unterschrift. Die sprachlichen Formulierungen in Zeugnissen folgen etablierten Konventionen, die es erlauben, Beurteilungen zwischen den Zeilen zu lesen. Ein erfahrener Leser von Zeugnissen kann aus Formulierungen wie „bemüht sich“ oder „zeigt sich bemüht“ bereits negative Bewertungen erkennen, während „hervorragend“ oder „zur vollen Zufriedenheit“ positive Bewertungen andeuten. Dies erfordert große Sorgfalt beim Verfassen, um Missverständnisse zu vermeiden und dennoch fair zu bleiben. Moderne Zwischenzeugnisse verwenden zunehmend auch direkte, klarere Sprache, anstatt sich ausschließlich auf diese traditionellen Kodierungen zu verlassen.
Bewertungskriterien bei der Leistungsbeurteilung
Bei der Erstellung eines Zwischenzeugnisses werden verschiedene Bewertungskriterien herangezogen, die ein differenziertes Bild der Leistung des Arbeitnehmers zeichnen.
Fachliche Kompetenzen und Qualifikationen
Ein primäres Bewertungskriterium sind die fachlichen Kompetenzen, die der Arbeitnehmer in seiner Tätigkeit unter Beweis stellt. Dies umfasst das Fachwissen, das notwendig ist, um die Aufgaben korrekt auszuführen, die Fähigkeit zur Problemlösung, die Eigenschaft, schnell in neue Themen einzuarbeiten, und das Verständnis für Zusammenhänge. Auch die Nutzung von Werkzeugen und Technologien, die für die Tätigkeit erforderlich sind, fällt in diesen Bereich. Bei der Bewertung wird beachtet, ob der Arbeitnehmer seine Kompetenzen kontinuierlich erweitert, durch Schulungen oder Selbststudium, und ob diese Kompetenzen für die Aufgabenerfüllung ausreichend sind oder darüber hinausgehend.
Soziale und personale Kompetenzen
Neben fachlichen Aspekten sind auch Soft Skills von großer Bedeutung. Soziale Kompetenzen umfassen die Fähigkeit zur Zusammenarbeit, Kommunikationsfähigkeit, Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit. Personale Kompetenzen beziehen sich auf Selbstständigkeit, Eigenverantwortung, Stressresistenz, Flexibilität und Lernfähigkeit. Ein Arbeitnehmer kann fachlich exzellent sein, aber ohne gute soziale Kompetenzen ist die Zusammenarbeit und Leistung im Team oft eingeschränkt. Umgekehrt können hervorragende Sozialkompetenzen teilweise fachliche Defizite kompensieren, wenn die Person lernwillig und anpassungsfähig ist. Bei der Beurteilung werden daher sowohl die direkten Beziehungen zu Kollegen als auch die Zusammenarbeit mit Kunden oder externen Partnern beobachtet und dokumentiert.
Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Engagement
Zuverlässigkeit ist ein fundamentales Kriterium jeder Leistungsbeurteilung. Dies beinhaltet die pünktliche Fertigstellung von Aufgaben, das Einhalten von Absprachen, die Vollständigkeit der Arbeit und die Fähigkeit, andere verlässlich unterstützen zu können. Pünktlichkeit bezieht sich nicht nur auf die Einhaltung der Arbeitszeit, sondern auch auf die zeitgerechte Erledigung von Aufträgen und Projekten. Engagement beschreibt das Ausmaß, in dem sich ein Arbeitnehmer für seine Aufgaben interessiert und einbringt. Ein hohes Engagement kann sich in Eigeninitiative, der Übernahme von Zusatzaufgaben oder der proaktiven Lösung von Problemen zeigen. Diese Kriterien sind besonders wichtig, da sie fundamentale Qualitäten darstellen, auf die ein Arbeitgeber bei jedem Mitarbeiter setzen kann.
Benotungssysteme und Bewertungsskalen
Für die systematische Erfassung von Leistungsbewertungen werden verschiedene Notationssysteme und Bewertungsskalen eingesetzt.
Gebräuchliche Notationssysteme
Das verbreitetste Benotungssystem im deutschsprachigen Raum ist die Schulnoten-Skala von 1 (sehr gut) bis 6 (ungenügend), die auch in vielen Unternehmen für Zwischenzeugnisse verwendet wird. Daneben sind fünfstufige Skalen üblich, die Abstufungen wie „hervorragend“, „gut“, „befriedigend“, „ausreichend“ und „mangelhaft“ verwenden. Manche Organisationen nutzen auch prozentuale Bewertungen oder Punkte-Systeme, etwa auf einer Skala von 0 bis 100 oder 0 bis 10. Andere Unternehmen verwenden deskriptive Systeme ohne numerische Werte, sondern nur verbale Beschreibungen. Die Wahl des Systems hängt von den unternehmensinternen Standards, der Branche und den rechtlichen Vorgaben ab. Wichtig ist, dass das System klar definiert ist, um Konsistenz über verschiedene Zeugnisse hinweg zu gewährleisten.
Aussagekraft von Gesamtbeurteilungen
Neben Einzelbewertungen zu verschiedenen Kriterien enthalten viele Zwischenzeugnisse auch eine Gesamtbeurteilung. Diese fasst die verschiedenen Einzelaspekte zusammen und gibt ein Gesamteindruck der Leistung. Eine Gesamtnote von 1 (sehr gut) bedeutet, dass der Arbeitnehmer in allen wesentlichen Bereichen überdurchschnittliche Leistungen erbracht hat. Eine Note von 3 (befriedigend) hingegen signalisiert, dass die Leistungen durchschnittlich sind und keine besonderen Stärken oder Schwächen erkennbar sind. Die Aussagekraft einer Gesamtbeurteilung ist jedoch begrenzt, da sie einzelne Defizite oder Stärken „nivellieren“ kann. Ein Arbeitnehmer könnte beispielsweise hervorragende fachliche Leistungen erbringen, aber Schwächen in der Teamfähigkeit haben. Eine Gesamtnote vermittelt nicht diese Nuancen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Gesamtbeurteilung immer mit den Einzelbewertungen zu betrachten.
Interpretation von Formulierungen im Zwischenzeugnis
Wie bereits erwähnt, folgen Formulierungen in Zeugnissen bestimmten Kodierungen, die es dem informierten Leser ermöglichen, zwischen positive und negative Bewertungen zu unterscheiden. Eine häufig zitierte Formel zur Interpretation ist: „Der Arbeitnehmer hat seine Aufgaben zur vollen Zufriedenheit erfüllt“ bedeutet „gut“ (Note 2), während „Der Arbeitnehmer hat sich bemüht, seine Aufgaben zu erfüllen“ eher „ausreichend“ (Note 4) bedeutet. „Zu unserer Zufriedenheit“ statt „vollen Zufriedenheit“ ist ein feiner, aber wichtiger Unterschied. Die Abwesenheit eines Adverbien wie „stets“ oder „jederzeit“ kann ebenfalls eine Abschwächung der Bewertung andeuten. Ein gutes Verständnis dieser Kodierungen ist für Arbeitnehmer wichtig, um ihre Zeugnisse korrekt zu interpretieren und um Einspruch erheben zu können, wenn ungerechtfertigte negative Formulierungen verwendet wurden.
Zwischenzeugnis bei organisatorischen Veränderungen
Organisatorische Veränderungen in Unternehmen führen häufig zu Situationen, in denen Zwischenzeugnisse sinnvoll oder notwendig sind.
Umstrukturierungen und Abteilungswechsel
Bei umfassenden Umstrukturierungen eines Unternehmens oder einer Abteilung kann es zu Veränderungen in den Aufgaben, der Organisation oder der Reporting-Struktur kommen. In solchen Fällen ist es oft zweckmäßig, Arbeitnehmern ein Zwischenzeugnis auszustellen, das ihre Leistungen vor der Umstrukturierung dokumentiert. Dies schützt den Arbeitnehmer davor, dass mit dem Wechsel auch eine neue „Leistungsbewertung“ beginnt, die ihm möglicherweise nachteilig ausfällt. Ein Abteilungswechsel, bei dem der Arbeitnehmer zwar im gleichen Unternehmen bleibt, aber in eine andere Abteilung oder ein anderes Team wechselt, kann ebenfalls Anlass für ein Zwischenzeugnis sein. Es dokumentiert die Leistungen in der bisherigen Position und ermöglicht einen „Neustart“ mit klarem historischem Bezug in der neuen Abteilung. Dies ist besonders wichtig, wenn die neue Abteilung oder der neue Vorgesetzte keine vorherige Zusammenarbeit mit dem Arbeitnehmer hatte.
Ausstellung bei längeren Abwesenheiten
Wenn ein Arbeitnehmer sich in längere Abwesenheit begibt, etwa Elternzeit, Sabbatical oder medizinische Reha-Maßnahmen, kann es sinnvoll sein, ein Zwischenzeugnis auszustellen, bevor die Abwesenheit beginnt. Dies dokumentiert die Leistungen vor der Abwesenheit und verhindert, dass nach einer längeren Pause die Leistungsbewertung von vorne beginnt oder durch die Abwesenheit selbst verzerrt wird. Bei Rückkehr aus einer Elternzeit beispielsweise kann ein aktuelles Zeugnis aus der Zeit vor der Elternzeit die arbeitsrechtliche Situation klären und verhindern, dass unbegründet angenommen wird, die Fähigkeiten hätten sich durch die Abwesenheit verschlechtert. Dies ist auch eine Form der Chancengleichheit und Diskriminierungsschutz.
Besonderheiten bei Schulungen und Fortbildungen
Manche Unternehmen stellen auch nach längeren Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen Zwischenzeugnisse aus. Dies dient dazu, festzuhalten, welche Qualifikationen und Kompetenzen der Arbeitnehmer erworben hat. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise eine mehrmonatige Schulung zum Projektmanager absolviert hat, kann ein Zeugnis bescheinigen, dass diese Qualifikation erworben wurde und nun in der Praxis eingesetzt werden kann. Dies ist besonders wertvoll, wenn der Arbeitnehmer später das Unternehmen verlässt, da es extern nachweist, dass die Qualifikation tatsächlich erworben wurde. Auch intern ist es von Wert, da es neue Möglichkeiten für Aufgabenzuteilungen eröffnet.
Verfahren und Prozess der Ausstellung
Die praktische Ausstellung eines Zwischenzeugnisses folgt bestimmten Prozessschritten und Anforderungen.
Initiierung und Antragstellung durch Arbeitnehmer
Ein Arbeitnehmer, der ein Zwischenzeugnis benötigt oder wünscht, kann dieses in der Regel schriftlich beim Arbeitgeber beantragen. Der Antrag sollte klar machen, in welcher Form das Zeugnis sein soll (einfach oder qualifiziert), auf welchen Zeitraum es sich beziehen soll und zu welchem Zweck es benötigt wird. Ein detaillierter Antrag mit klaren Angaben erleichtert die Ausstellung. In vielen Fällen wird die Anfrage zunächst an den direkten Vorgesetzten gerichtet, der dann über die Personalverwaltung die Ausstellung in die Wege leitet. Ist der Zweck der Anfrage klar (etwa Vorgesetztenwechsel), wird der Antrag meist schnell genehmigt. Bei unklarem Grund kann das Unternehmen nachfragen oder den Antrag ablehnen, wenn kein berechtigtes Interesse erkennbar ist.
Zeitliche Anforderungen und Fristen
Gesetzlich existiert für Zwischenzeugnisse keine bindende Frist wie etwa für Arbeitszeugnisse (wo vier Wochen ab Beendigung gelten). Allerdings wird erwartet, dass ein berechtigter Antrag auf ein Zwischenzeugnis zeitnah bearbeitet wird, typischerweise innerhalb von zwei bis vier Wochen. Diese Zeit ermöglicht es dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung, das Zeugnis sorgfältig zu verfassen und zu überprüfen. Wenn besondere Umstände eine schnellere Ausstellung erfordern (etwa bei unmittelbar bevorstehendem Abteilungswechsel), sollte dies kommuniziert werden. Sehr lange Verzögerungen können als Ablehnung des Anspruchs interpretiert werden und könnten Anlass für Arbeitgebermaßnahmen geben.
Beteiligung von Personalverwaltung und Vorgesetzten
Die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses ist in den meisten Fällen ein kooperativer Prozess zwischen dem direkten Vorgesetzten, der Personalabteilung und möglicherweise der Geschäftsführung. Der direkte Vorgesetzte trägt den Hauptanteil der Verantwortung, da er den Arbeitnehmer direkt beobachtet und beurteilt. Die Personalabteilung übernimmt koordinierende Aufgaben, kontrolliert formale Aspekte und kann Vorschläge machen, wenn Bewertungen offensichtlich unbegründet oder diskriminierend wären. Bei Senior-Positionen kann auch das höhere Management einbezogen werden. Wichtig ist, dass der Vorgesetzte nicht die alleinige und unkontrollierte Macht über die Inhalte des Zeugnisses hat, da dies zu Willkür führen könnte.
Kritik und Einspruch gegen das Zwischenzeugnis
Ein ausgestelltes Zwischenzeugnis ist nicht in Stein gemeißelt und kann unter bestimmten Bedingungen angefochten werden.
Einspruchsrecht bei fehlerhaften Inhalten
Wenn ein Arbeitnehmer der Meinung ist, dass das Zwischenzeugnis fehlerhafte, unwahre oder unbegründete Aussagen enthält, kann er Einspruch erheben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Vorgesetzte Tatsachen falsch darstellt, die leicht zu überprüfen sind, oder wenn Bewertungen völlig unbegründet sind. Ein klassisches Beispiel wäre die Aussage „Der Mitarbeiter hielt keine Deadlines ein“ wenn dies faktisch nicht zutrifft und in Projektdokumentation nachgewiesen werden kann. Der Arbeitnehmer sollte den Einspruch schriftlich einreichen und konkrete Gründe für die Anfechtung angeben. Es ist ratsam, vorher mit dem Vorgesetzten zu sprechen und zu versuchen, die Angelegenheit auf dialogischem Wege zu klären.
Verfahren zur Korrektur und Überarbeitung
Wird ein berechtigter Einspruch erhoben, sollte der Arbeitgeber das Zeugnis überarbeiten und Korrektionen vornehmen. Das Verfahren variiert je nach Unternehmenskultur: Einige Unternehmen ziehen ein neues, überarbeitetes Zeugnis vor, andere hängen eine Stellungnahme oder Berichtigung an das Original an. Die Rechtsprechung bevorzugt in der Regel ein neues, korrigiertes Zeugnis, da dies klarer ist als ein Dokument mit Nachträgen. Falls sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht einigen können, kann der Arbeitnehmer arbeitsgerichtlich vorgehen und eine Änderung des Zeugnisses fordern. Arbeitsgerichte haben in solchen Fällen umfangreiche Kontrollfunktion und prüfen, ob die Bewertungen sachlich gerechtfertigt sind.
Nachträgliche Änderungen und Berichtigungen
Ein Zwischenzeugnis sollte nachträglich nicht einfach verändert werden, um Konsistenz zu bewahren. Wenn Änderungen notwendig sind, sollten diese dokumentiert sein – etwa durch eine Fußnote oder eine neue Fassung mit Datum. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und Authentizität. Der Arbeitnehmer hat das Recht, alle Fassungen des Zeugnisses zu erhalten und nachzuvollziehen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist Teil des Transparenzprinzips und des Schutzes des Arbeitnehmers vor manipulierten oder verfälschten Dokumenten.
Verwendung des Zwischenzeugnisses für Arbeitnehmer
Der praktische Nutzen eines Zwischenzeugnisses ist vielfältig und erstreckt sich über verschiedene Phasen der beruflichen Entwicklung.
Bedeutung für interne Bewerbungen
Ein aktuelles Zwischenzeugnis ist besonders wertvoll bei internen Bewerbungen auf neue Positionen im gleichen Unternehmen. Es zeigt der neuen Abteilung oder der Geschäftsleitung, dass der Kandidat seine bisherigen Aufgaben erfolgreich erfüllt hat und welche Kompetenzen er mitbringt. Dies ist oft aussagekräftiger als ein altes Arbeitszeugnis, das bei einem früheren Arbeitgeber ausgestellt wurde. Interne Bewerber haben zudem den Vorteil, dass ihre Leistung im Unternehmen bereits bekannt ist, aber ein Zwischenzeugnis dokumentiert diese Leistung formal und macht sie auf der Papierebene transparent. Dies ist besonders wichtig, wenn verschiedene Abteilungen involviert sind, die den Kandidaten nicht persönlich kennen.
Einsatz bei externen Bewerbungsverfahren
Auch bei der Bewerbung bei einem anderen Unternehmen können Zwischenzeugnisse wertvoll sein, insbesondere wenn der Arbei
Fazit
Das Zwischenzeugnis ist ein wesentliches Dokument zur Dokumentation und Beurteilung der Leistung während eines laufenden Arbeitsverhältnisses. Es bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern einen strukturierten Überblick über erbrachte Leistungen und ermöglicht eine rechtzeitige Rückmeldung zu beruflicher Entwicklung. Insbesondere bei Veränderungen wie dem Wechsel eines Vorgesetzten oder organisatorischen Umstrukturierungen stellt das Zwischenzeugnis eine wichtige Orientierungshilfe dar. Die rechtliche Ausgestaltung und die sachgerechte Erstellung eines Zwischenzeugnisses erfordern sorgfältige Aufmerksamkeit und Objektivität, um alle Beteiligten angemessen zu unterstützen. Arbeitnehmer sollten ihre Anspruchsrechte kennen und das Zwischenzeugnis aktiv nutzen, um ihre berufliche Laufbahn zu fördern. Gleichzeitig sollten Arbeitgeber und Führungskräfte Zwischenzeugnisse als konstruktives Instrument zur Mitarbeiterentwicklung und zur Förderung einer transparenten Kommunikation verstehen und einsetzen.