Kündigungsschreiben Arbeitgeber (ordentlich): Rechtssichere Formulierung einer fristgerechten Kündigung unter Beachtung des Kündigungsschutzes.
Einleitung
Die ordentliche Kündigung eines Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben im Personalwesen. Ein fehlerhaft formuliertes Kündigungsschreiben kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen – von der Unwirksamkeit der Kündigung bis hin zu kostspieligen Arbeitsgerichtsprozessen. Als Arbeitgeber müssen Sie nicht nur die gesetzlichen Kündigungsfristen gemäß § 622 BGB einhalten, sondern auch die strengen Vorgaben des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) berücksichtigen. Hinzu kommen Formvorschriften, Zustellungsnachweise und die mögliche Beteiligung des Betriebsrats. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein rechtssicheres Kündigungsschreiben verfassen, welche inhaltlichen Pflichtangaben erforderlich sind und wie Sie typische Fehler bei der Arbeitgeberkündigung vermeiden. Wir beleuchten die verschiedenen Kündigungsgründe, erklären die Sozialauswahl und geben Ihnen praktische Musterformulierungen an die Hand, die den aktuellen arbeitsrechtlichen Anforderungen entsprechen.
Grundlagen der ordentlichen Kündigung durch den Arbeitgeber
Definition und Abgrenzung zur außerordentlichen Kündigung
Die ordentliche Kündigung stellt eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung dar, mit der Sie als Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der gesetzlichen, tarifvertraglichen oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen beenden. Im Gegensatz zur außerordentlichen Kündigung bedarf es hierbei keines wichtigen Grundes, der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht. Die ordentliche Kündigung wirkt erst nach Ablauf der Kündigungsfrist, während die außerordentliche Kündigung das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung oder nach einer kurzen Auslauffrist beendet. Für die außerordentliche Kündigung ist gemäß § 626 BGB ein wichtiger Grund erforderlich, der so schwerwiegend sein muss, dass dem Kündigenden die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.
Rechtliche Voraussetzungen im Überblick
Für eine wirksame ordentliche Kündigung müssen Sie als Arbeitgeber mehrere rechtliche Voraussetzungen erfüllen. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und eigenhändig unterzeichnet sein. Sie müssen die einschlägigen Kündigungsfristen beachten und das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer ordnungsgemäß zustellen. Falls ein Betriebsrat existiert, ist dessen vorherige Anhörung zwingend erforderlich. Bei Arbeitnehmern mit besonderem Kündigungsschutz sind zusätzliche Genehmigungen einzuholen. Unterliegt das Arbeitsverhältnis dem Kündigungsschutzgesetz, muss die Kündigung zudem sozial gerechtfertigt sein.
Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes
Das Kündigungsschutzgesetz findet Anwendung, wenn im Betrieb regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmer in Vollzeit beschäftigt sind und das Arbeitsverhältnis des betroffenen Arbeitnehmers länger als sechs Monate ohne Unterbrechung besteht. Teilzeitkräfte werden anteilig berücksichtigt: Arbeitnehmer mit bis zu 20 Wochenstunden zählen mit dem Faktor 0,5, bei bis zu 30 Wochenstunden mit 0,75. Auszubildende werden bei der Berechnung nicht mitgezählt. Fällt Ihr Betrieb unter den Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes, muss jede ordentliche Kündigung durch personen-, verhaltens- oder betriebsbedingte Gründe sozial gerechtfertigt sein.
Gesetzliche Kündigungsfristen nach § 622 BGB
Grundkündigungsfrist während der Probezeit
Während einer vereinbarten Probezeit, die maximal sechs Monate betragen darf, können beide Vertragsparteien das Arbeitsverhältnis gemäß § 622 Abs. 3 BGB mit einer Frist von zwei Wochen kündigen. Diese verkürzte Kündigungsfrist gilt taggenau, sodass die Kündigung zu jedem beliebigen Tag wirksam werden kann. Eine Kündigung zum Fünfzehnten oder zum Monatsende ist nicht erforderlich. Beachten Sie, dass die Probezeit ausdrücklich im Arbeitsvertrag vereinbart sein muss, um die verkürzte Kündigungsfrist anwenden zu können.
Staffelung der Fristen nach Betriebszugehörigkeit
Nach Ablauf der Probezeit oder bei nicht vereinbarter Probezeit gilt zunächst die Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats. Mit zunehmender Betriebszugehörigkeit verlängern sich die Kündigungsfristen für den Arbeitgeber erheblich:
- Ab 2 Jahren Betriebszugehörigkeit: 1 Monat zum Monatsende
- Ab 5 Jahren: 2 Monate zum Monatsende
- Ab 8 Jahren: 3 Monate zum Monatsende
- Ab 10 Jahren: 4 Monate zum Monatsende
- Ab 12 Jahren: 5 Monate zum Monatsende
- Ab 15 Jahren: 6 Monate zum Monatsende
- Ab 20 Jahren: 7 Monate zum Monatsende
Abweichende Regelungen durch Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag
Tarifverträge können sowohl kürzere als auch längere Kündigungsfristen vorsehen. Auch einzelvertragliche Vereinbarungen sind möglich, wobei die Kündigungsfrist für den Arbeitnehmer nicht länger sein darf als die für den Arbeitgeber geltende Frist. In Kleinbetrieben mit nicht mehr als 20 Arbeitnehmern kann einzelvertraglich eine Kündigungsfrist von vier Wochen ohne festen Endtermin vereinbart werden. Prüfen Sie stets den anwendbaren Tarifvertrag und den individuellen Arbeitsvertrag auf abweichende Regelungen.
Berechnung des korrekten Kündigungstermins
Die Kündigungsfrist beginnt mit dem Zugang der Kündigung beim Arbeitnehmer. Für die Berechnung ist der Tag des Zugangs nicht mitzuzählen. Bei einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende muss die Kündigung spätestens am letzten Tag des Vormonats zugehen. Beispiel: Soll das Arbeitsverhältnis zum 31. Mai 2025 enden, muss die Kündigung spätestens am 30. April 2025 zugehen. Bei der Vier-Wochen-Frist ist zu beachten, dass vier Wochen nicht einem Monat entsprechen, sondern exakt 28 Tagen.
Formvorschriften für ein wirksames Kündigungsschreiben
Schriftformerfordernis nach § 623 BGB
Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf gemäß § 623 BGB zwingend der Schriftform. Diese Formvorschrift ist nicht abdingbar und gilt sowohl für ordentliche als auch für außerordentliche Kündigungen. Die Schriftform erfordert ein körperliches Dokument auf Papier, das die Kündigungserklärung enthält und eigenhändig unterschrieben ist. Eine mündliche Kündigung, eine Kündigung per Telefax oder eine Kündigung per E-Mail sind unwirksam. Der Verstoß gegen das Schriftformerfordernis führt zur Nichtigkeit der Kündigung nach § 125 BGB.
Eigenhändige Unterschrift und Vertretungsberechtigung
Das Kündigungsschreiben muss eigenhändig unterschrieben werden. Bei juristischen Personen unterschreibt der gesetzliche Vertreter oder ein bevollmächtigter Mitarbeiter. Die Unterschrift muss den Text der Kündigung räumlich abschließen und darf nicht mit Maschine oder Stempel angebracht werden. Wird die Kündigung durch einen Bevollmächtigten ausgesprochen, sollte dem Kündigungsschreiben eine Originalvollmacht beigefügt werden. Andernfalls kann der Arbeitnehmer die Kündigung gemäß § 174 BGB unverzüglich zurückweisen, was zur Unwirksamkeit führt.
Anforderungen an die Empfängerbezeichnung
Der Arbeitnehmer muss als Empfänger eindeutig bezeichnet werden. Verwenden Sie den vollständigen Namen und die aktuelle Anschrift. Bei mehreren Arbeitnehmern mit gleichem Namen müssen zusätzliche Identifikationsmerkmale wie das Geburtsdatum angegeben werden. Die Kündigungserklärung muss eindeutig erkennen lassen, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Vermeiden Sie unklare Formulierungen, die als bloße Ankündigung oder Drohung verstanden werden könnten.
Elektronische Kündigung und ihre Unwirksamkeit
Eine Kündigung per E-Mail, SMS, WhatsApp oder anderen elektronischen Kommunikationsmitteln ist auch dann unwirksam, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Der Gesetzgeber hat in § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Auch ein eingescanntes und per E-Mail versandtes Kündigungsschreiben erfüllt nicht die Schriftform. Diese strenge Regelung dient dem Übereilungsschutz und der Beweissicherung. Versenden Sie das Original des Kündigungsschreibens stets auf dem Postweg oder übergeben Sie es persönlich.
Pflichtangaben im Kündigungsschreiben des Arbeitgebers
Eindeutige Kündigungserklärung und Beendigungszeitpunkt
Das Kündigungsschreiben muss eine unmissverständliche Erklärung enthalten, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Formulieren Sie klar: „Hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht.“ Geben Sie den konkreten Beendigungszeitpunkt an, beispielsweise „zum 31. Dezember 2025″. Ergänzend sollten Sie eine Hilfsformulierung aufnehmen: „hilfsweise zum nächstmöglichen Termin“. Diese schützt Sie für den Fall einer Fehlberechnung der Kündigungsfrist.
Hinweis auf Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit
Gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 3 SGB III sind Sie verpflichtet, den Arbeitnehmer auf seine Pflicht zur unverzüglichen Meldung bei der Agentur für Arbeit hinzuweisen. Die Meldung muss spätestens drei Monate vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen, bei kürzerer Kündigungsfrist innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunkts. Versäumt der Arbeitnehmer diese Meldung, droht ihm eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld. Nehmen Sie einen entsprechenden Hinweis in das Kündigungsschreiben auf, um Ihrer Informationspflicht nachzukommen.
Freistellungserklärung und Urlaubsabgeltung
Wenn Sie den Arbeitnehmer von der Arbeitspflicht freistellen möchten, sollte das Kündigungsschreiben eine entsprechende Erklärung enthalten. Formulieren Sie, ob die Freistellung widerruflich oder unwiderruflich erfolgt und ob noch bestehender Urlaub angerechnet wird. Eine typische Formulierung lautet: „Wir stellen Sie mit sofortiger Wirkung unwiderruflich von der Arbeitspflicht frei. Etwaige Resturlaubsansprüche werden während der Freistellung gewährt.“ Klären Sie auch, ob Überstunden abgegolten werden oder auszuzahlen sind.
Aufforderung zur Rückgabe von Arbeitsmitteln
Fordern Sie den Arbeitnehmer im Kündigungsschreiben auf, sämtliche im Besitz befindlichen Arbeitsmittel zurückzugeben. Listen Sie die wesentlichen Gegenstände auf: Dienstwagen, Laptop, Mobiltelefon, Schlüssel, Zugangskarten, Firmenausweise und Arbeitsunterlagen. Setzen Sie eine angemessene Frist für die Rückgabe und benennen Sie eine Kontaktperson für die Übergabe. Weisen Sie darauf hin, dass bei Freistellung die Rückgabe unverzüglich zu erfolgen hat.
Kündigungsgründe im Rahmen des Kündigungsschutzgesetzes
Personenbedingte Kündigungsgründe und ihre Voraussetzungen
Personenbedingte Kündigungsgründe liegen vor, wenn der Arbeitnehmer aufgrund seiner persönlichen Eigenschaften oder Fähigkeiten nicht mehr in der Lage ist, die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen. Der häufigste Fall ist die krankheitsbedingte Kündigung bei langandauernder Erkrankung oder häufigen Kurzerkrankungen. Weitere Gründe können der Verlust einer erforderlichen Berufserlaubnis, der Entzug der Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern oder die fehlende Arbeitserlaubnis sein. Eine vorherige Abmahnung ist bei personenbedingten Kündigungen grundsätzlich nicht erforderlich, da der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht steuern kann.
Verhaltensbedingte Kündigung und vorherige Abmahnung
Die verhaltensbedingte Kündigung setzt ein steuerbares Fehlverhalten des Arbeitnehmers voraus, das seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt. Typische Gründe sind wiederholte Unpünktlichkeit, unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsverweigerung, Beleidigungen oder Verstöße gegen betriebliche Vorschriften. Grundsätzlich ist vor einer verhaltensbedingten Kündigung eine Abmahnung erforderlich. Die Abmahnung muss das beanstandete Verhalten konkret bezeichnen und für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen androhen. Nur bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung entbehrlich sein.
Betriebsbedingte Kündigung und unternehmerische Entscheidung
Die betriebsbedingte Kündigung basiert auf dringenden betrieblichen Erfordernissen, die einer Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers entgegenstehen. Voraussetzung ist eine unternehmerische Entscheidung, die zum Wegfall des Arbeitsplatzes führt, beispielsweise Rationalisierungsmaßnahmen, Betriebsschließungen oder Outsourcing. Die unternehmerische Entscheidung selbst ist gerichtlich nur auf offensichtliche Unsachlichkeit oder Willkür überprüfbar. Sie müssen jedoch darlegen, dass keine Weiterbeschäftigungsmöglichkeit auf einem anderen freien Arbeitsplatz besteht, gegebenenfalls nach zumutbarer Umschulung oder Fortbildung.
Darlegungs- und Beweislast des Arbeitgebers
Im Kündigungsschutzprozess trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die Tatsachen, die die Kündigung sozial rechtfertigen. Sie müssen die Kündigungsgründe substantiiert vortragen und gegebenenfalls unter Beweis stellen. Bei personenbedingten Kündigungen ist eine negative Gesundheitsprognose darzulegen, bei verhaltensbedingten Kündigungen das Fehlverhalten zu dokumentieren und bei betriebsbedingten Kündigungen der Wegfall des Arbeitsplatzes nachzuweisen. Eine sorgfältige Dokumentation im Vorfeld der Kündigung ist daher unerlässlich.
Die Sozialauswahl bei betriebsbedingten Kündigungen
Vergleichbare Arbeitnehmer im Betrieb identifizieren
Bei einer betriebsbedingten Kündigung müssen Sie zunächst den Kreis der vergleichbaren Arbeitnehmer bestimmen. Vergleichbar sind Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer Qualifikation und der ausgeübten Tätigkeit untereinander austauschbar sind. Die Vergleichbarkeit richtet sich nach der arbeitsplatzbezogenen Austauschbarkeit auf derselben Hierarchieebene. Arbeitnehmer in anderen Betrieben desselben Unternehmens sind grundsätzlich nicht in die Sozialauswahl einzubeziehen, es sei denn, es besteht ein einheitlicher Betrieb.
Die vier Sozialkriterien nach § 1 Abs. 3 KSchG
Die Sozialauswahl erfolgt anhand von vier gesetzlich festgelegten Kriterien:
- Dauer der Betriebszugehörigkeit: Längere Beschäftigungszeiten begründen höhere Schutzwürdigkeit
- Lebensalter: Ältere Arbeitnehmer haben typischerweise schlechtere Chancen auf dem Arbeitsmarkt
- Unterhaltspflichten: Familiäre Verpflichtungen erhöhen die Schutzwürdigkeit
- Schwerbehinderung: Eine anerkannte Schwerbehinderung ist zu berücksichtigen
Diese Kriterien sind gegeneinander abzuwägen. Es gibt keine gesetzliche Gewichtungsvorgabe, jedoch haben sich in der Praxis Punkteschemata bewährt.
Herausnahme von Leistungsträgern aus der Sozialauswahl
Gemäß § 1 Abs. 3 Satz 2 KSchG können Sie bestimmte Arbeitnehmer aus der Sozialauswahl herausnehmen, deren Weiterbeschäftigung im berechtigten betrieblichen Interesse liegt. Dies betrifft insbesondere Arbeitnehmer mit besonderen Kenntnissen, Fähigkeiten oder Leistungen. Auch die Sicherung einer ausgewogenen Personalstruktur kann eine Herausnahme rechtfertigen. Die Herausnahme ist jedoch eng auszulegen und muss im Streitfall konkret begründet werden können.
Dokumentation und Nachweisführung
Dokumentieren Sie den gesamten Prozess der Sozialauswahl schriftlich. Erstellen Sie eine Liste aller vergleichbaren Arbeitnehmer mit den relevanten Sozialdaten. Halten Sie die Bewertung nach den Sozialkriterien nachvollziehbar fest und begründen Sie die Auswahlentscheidung. Diese Dokumentation ist im Kündigungsschutzprozess von entscheidender Bedeutung. Fehler bei der Sozialauswahl führen regelmäßig zur Unwirksamkeit der Kündigung.
Besonderer Kündigungsschutz bestimmter Arbeitnehmergruppen
Schwangere und Mütter im Mutterschutz
Gemäß § 17 Mutterschutzgesetz ist die Kündigung gegenüber einer schwangeren Arbeitnehmerin unzulässig, wenn dem Arbeitgeber die Schwangerschaft bekannt war oder innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Kündigung mitgeteilt wird. Das Kündigungsverbot gilt während der gesamten Schwangerschaft und bis zum Ablauf von vier Monaten nach der Entbindung. Eine Kündigung ist nur in Ausnahmefällen mit vorheriger Zustimmung der zuständigen Behörde möglich.
Schwerbehinderte Arbeitnehmer und Zustimmung des Integrationsamtes
Die Kündigung eines schwerbehinderten Arbeitnehmers oder eines gleichgestellten behinderten Menschen bedarf gemäß § 168 SGB IX der vorherigen Zustimmung des Integrationsamtes. Der besondere Kündigungsschutz greift nach sechsmonatiger Beschäftigung. Vor Ausspruch der Kündigung müssen Sie einen Antrag beim Integrationsamt stellen. Dieses prüft, ob ein Zusammenhang zwischen Kündigung und Behinderung besteht. Eine ohne Zustimmung ausgesprochene Kündigung ist unwirksam.
Betriebsratsmitglieder und Mandatsträger
Betriebsratsmitglieder genießen gemäß § 15 KSchG einen besonderen Kündigungsschutz. Eine ordentliche Kündigung ist während der Amtszeit und bis ein Jahr nach deren Ende unzulässig. Lediglich eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist möglich, bedarf jedoch der Zustimmung des Betriebsrats. Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, kann sie durch das Arbeitsgericht ersetzt werden. Dieser Schutz gilt entsprechend für Mitglieder anderer Arbeitnehmervertretungen.
Arbeitnehmer in Elternzeit oder Pflegezeit
Während der Elternzeit besteht gemäß § 18 BEEG ein besonderer Kündigungsschutz. Die Kündigung ist ab dem Zeitpunkt unzulässig, von dem an Elternzeit verlangt worden ist, frühestens jedoch acht Wochen vor deren Beginn. Entsprechende Regelungen gelten für die Pflegezeit nach § 5 PflegeZG. Eine Kündigung ist nur in besonderen Fällen mit behördlicher Zustimmung zulässig.
Beteiligung des Betriebsrats vor Ausspruch der Kündigung
Anhörungspflicht nach § 102 BetrVG
Besteht in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat, müssen Sie diesen vor jeder Kündigung anhören. Die Anhörungspflicht nach § 102 Abs. 1 BetrVG gilt für ordentliche und außerordentliche Kündigungen gleichermaßen. Sie gilt unabhängig davon, ob das Kündigungsschutzgesetz Anwendung findet. Eine ohne Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung ist unwirksam. Die Anhörung kann formlos erfolgen, aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch die Schriftform.
Inhalt und Umfang der Unterrichtung
Sie müssen dem Betriebsrat die Person des zu kündigenden Arbeitnehmers mitteilen sowie die Art der Kündigung, den Kündigungszeitpunkt und die Kündigungsgründe. Die Mitteilung der Kündigungsgründe muss so substantiiert erfolgen, dass sich der Betriebsrat ein eigenes Bild machen kann. Bei einer betriebsbedingten Kündigung sind die unternehmerische Entscheidung, der Wegfall des Arbeitsplatzes und die Sozialauswahl darzulegen. Unvollständige oder fehlerhafte Informationen können die Anhörung unwirksam machen.
Stellungnahmefristen und Widerspruchsgründe
Bei ordentlichen Kündigungen hat der Betriebsrat eine Woche Zeit zur Stellungnahme. Der Betriebsrat kann der Kündigung zustimmen, Bedenken äußern oder widersprechen. Die Widerspruchsgründe sind in § 102 Abs. 3 BetrVG abschließend aufgezählt, etwa fehlerhafte Sozialauswahl oder Weiterbeschäftigungsmöglichkeit. Widerspricht der Betriebsrat, müssen Sie dem Arbeitnehmer eine Abschrift der Stellungnahme mit der Kündigung zuleiten.
Rechtsfolgen einer unterlassenen Anhörung
Eine Kündigung ohne vorherige ordnungsgemäße Anhörung des Betriebsrats ist gemäß § 102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG unwirksam. Die Unwirksamkeit kann nicht geheilt werden. Eine nachträgliche Anhörung ist nicht möglich; Sie müssen eine neue Kündigung nach ordnungsgemäßer Anhörung aussprechen. Im Kündigungsschutzprozess prüft das Gericht die ordnungsgemäße Betriebsratsanhörung von Amts wegen.
Zustellung des Kündigungsschreibens und Zugangsbeweis
Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung
Die sicherste Methode der Zustellung ist die persönliche Übergabe des Kündigungsschreibens an den Arbeitnehmer. Lassen Sie sich den Empfang schriftlich bestätigen mit Datum und Unterschrift. Führen Sie die Übergabe im Beisein eines Zeugen durch, der den Vorgang später bestätigen kann. Die Kündigung geht in dem Moment zu, in dem sie dem Arbeitnehmer übergeben wird. Der Arbeitnehmer muss das Schreiben nicht öffnen oder lesen.
Zustellung per Boten mit Protokoll
Bei persönlicher Zustellung durch einen Boten sollte dieser den Inhalt des Schreibens kennen und den Einwurf in den Briefkasten oder die persönliche Übergabe protokollieren. Der Bote muss als Zeuge zur Verfügung stehen und den Zustellvorgang detailliert dokumentieren: Datum, Uhrzeit, Art der Zustellung und genaue Anschrift. Der Bote sollte eine Kopie des Kündigungsschreibens behalten, um dessen Inhalt bezeugen zu können.
Einschreiben und seine Tücken
Das Einschreiben mit Rückschein ist nicht der ideale Zustellungsweg für Kündigungen. Die Kündigung geht erst zu, wenn der Arbeitnehmer das Einschreiben tatsächlich abholt. Wird das Einschreiben nicht abgeholt, geht die Kündigung nicht zu. Das Einwurfeinschreiben bietet mehr Sicherheit, da der Zusteller den Einwurf dokumentiert. Allerdings ist die Beweiskraft des Auslieferungsbelegs begrenzt. Kombinieren Sie im Zweifel mehrere Zustellungswege.
Zugangszeitpunkt und Fristwahrung
Die Kündigung geht zu, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass dieser unter gewöhnlichen Umständen Kenntnis nehmen kann. Bei Einwurf in den Briefkasten während der üblichen Postzustellzeiten geht die Kündigung noch am selben Tag zu. Ein Einwurf am späten Abend oder am Wochenende kann dazu führen, dass der Zugang erst am nächsten Werktag erfolgt. Für die Fristberechnung ist der Zugangszeitpunkt entscheidend.
Musterformulierungen für das ordentliche Kündigungsschreiben
Einleitende Formulierung der Kündigungserklärung
Die Kündigungserklärung sollte klar und unmissverständlich formuliert sein: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], hiermit kündigen wir das zwischen Ihnen und der [Firmenname] bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht.“ Vermeiden Sie Konjunktivformulierungen wie „möchten wir kündigen“ oder „sehen wir uns gezwungen zu kündigen“. Die Erklärung muss eindeutig den Willen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum Ausdruck bringen.
Angabe des Beendigungstermins mit Hilfsformulierung
Formulieren Sie den Beendigungszeitpunkt konkret und ergänzen Sie eine Hilfsformulierung: „Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.“ Diese Hilfsformulierung schützt Sie vor einer Unwirksamkeit wegen fehlerhafter Fristberechnung. Das Arbeitsverhältnis endet dann zum nächsten rechtlich zulässigen Zeitpunkt, falls Sie die Frist versehentlich zu kurz berechnet haben.
Standardpassagen zu Freistellung und Arbeitsmitteln
Eine praxisbewährte Formulierung zur Freistellung lautet: „Wir stellen Sie mit sofortiger Wirkung unwiderruflich unter Fortzahlung der Bezüge von der Arbeit frei. Etwaige Resturlaubsansprüche sowie Freizeitausgleichsansprüche für geleistete Überstunden werden während der Freistellung gewährt.“ Zur Rückgabe der Arbeitsmittel: „Wir fordern Sie auf, sämtliche in Ihrem Besitz befindlichen Firmeneigentümer, insbesondere Schlüssel, Firmenausweis, Laptop und Mobiltelefon, unverzüglich an [Ansprechpartner] zurückzugeben.“
Angebot eines Abwicklungsvertrags oder Zeugnisses
Sie können im Kündigungsschreiben ein Gesprächsangebot zur einvernehmlichen Regelung unterbreiten: „Wir sind bereit, mit Ihnen über den Abschluss einer Abwicklungsvereinbarung zu sprechen. Bitte wenden Sie sich hierzu an [Ansprechpartner].“ Bezüglich des Zeugnisses können Sie formulieren: „Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erhalten Sie selbstverständlich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Wir bitten Sie, uns hierfür einen Zeugnisentwurf zukommen zu lassen.“
Häufige Fehler bei der Arbeitgeberkündigung vermeiden
Fehlerhafte Fristberechnung und falsche Termine
Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung von vier Wochen mit einem Monat. Vier Wochen entsprechen 28 Tagen, nicht einem Kalendermonat. Ebenso wird oft übersehen, dass sich die Kündigungsfristen nach der Betriebszugehörigkeit staffeln. Prüfen Sie sorgfältig das Eintrittsdatum und berechnen Sie die korrekte Frist. Berücksichtigen Sie Zeiten aus einem vorherigen Arbeitsverhältnis, wenn dieses ohne wesentliche Unterbrechung fortgesetzt wurde.
Unzureichende Begründung bei Kündigungsschutzklagen
Im Kündigungsschutzprozess müssen Sie die Kündigungsgründe substantiiert darlegen. Pauschale Behauptungen genügen nicht. Bei verhaltensbedingten Kündigungen müssen Sie das konkrete Fehlverhalten mit Datum und Einzelheiten schildern. Bei betriebsbedingten Kündigungen ist die unternehmerische Entscheidung, der Wegfall des Arbeitsplatzes und die ordnungsgemäße Sozialauswahl darzulegen. Bereiten Sie diese Dokumentation bereits vor Ausspruch der Kündigung vor.
Versäumnisse bei der Betriebsratsanhörung
Die Betriebsratsanhörung scheitert häufig an unvollständigen Informationen. Teilen Sie dem Betriebsrat alle für seine Entscheidung relevanten Umstände mit. Vergessen Sie nicht, die Sozialdaten des Arbeitnehmers anzugeben. Warten Sie die Stellungnahmefrist ab, bevor Sie die Kündigung aussprechen. Dokumentieren Sie den Zeitpunkt der Anhörung und die Reaktion des Betriebsrats schriftlich.
Mängel bei der Zustellung und Beweissicherung
Die Beweislast für den Zugang der Kündigung liegt beim Arbeitgeber. Verlassen Sie sich nicht allein auf das einfache Einschreiben. Dokumentieren Sie den Zustellvorgang sorgfältig und sichern Sie Zeugen. Bei Zweifeln über den Zugang sollten Sie die Kündigung vorsorglich wiederholen. Beachten Sie, dass eine verspätet zugegangene Kündigung zwar wirksam ist, aber erst zum nächstmöglichen Termin wirkt.
Verhalten nach Ausspruch der Kündigung
Umgang mit Kündigungsschutzklage und Gütetermin
Erhebt der Arbeitnehmer Kündigungsschutzklage, wird das Arbeitsgericht zunächst einen Gütetermin anberaumen. Bereiten Sie sich auf diesen Termin sorgfältig vor und halten Sie alle relevanten Unterlagen bereit. Im Gütetermin wird das Gericht auf eine gütliche Einigung hinwirken, häufig in Form eines Vergleichs mit Abfindungszahlung. Überlegen Sie im Vorfeld, ob und in welcher Höhe Sie zu einer Abfindung bereit sind.
Weiterbeschäftigungsanspruch des Arbeitnehmers
Hat der Betriebsrat der Kündigung widersprochen, kann der Arbeitnehmer nach § 102 Abs. 5 BetrVG seine Weiterbeschäftigung verlangen, bis rechtskräftig über die Kündigungsschutzklage entschieden ist. Dieser Anspruch besteht, wenn die Klage nicht offensichtlich aussichtslos ist. Sie können die Weiterbeschäftigung nur verweigern, wenn Sie beim Arbeitsgericht einen Antrag auf Entbindung stellen und dieser Erfolg hat.
Verhandlungen über Abfindung und Aufhebungsvertrag
In vielen Fällen einigen sich die Parteien auf eine Beendigung gegen Zahlung einer Abfindung. Die gesetzliche Regelabfindung beträgt gemäß § 1a KSchG ein halbes Bruttomonatsgehalt pro Beschäftigungsjahr. In Verhandlungen können jedoch abweichende Beträge vereinbart werden. Ein Aufhebungsvertrag oder Abwicklungsvertrag sollte alle offenen Punkte regeln: Beendigungszeitpunkt, Abfindung, Freistellung, Zeugnis und Erledigungsklausel.
Erstellung des qualifizierten Arbeitszeugnisses
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das sich auf Führung und Leistung erstreckt. Das Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein, aber der Wahrheit entsprechen. Erstellen Sie das Zeugnis zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Häufig wird die Zeugnisformulierung bereits im Rahmen von Vergleichsverhandlungen vereinbart. Beachten Sie die üblichen Zeugnisformulierungen und vermeiden Sie versteckte negative Aussagen.
Rechtliche Risiken und Kostenfolgen fehlerhafter Kündigungen
Unwirksamkeit der Kündigung und Fortbestand des Arbeitsverhältnisses
Stellt das Arbeitsgericht die Unwirksamkeit der Kündigung fest, besteht das Arbeitsverhältnis fort. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Weiterbeschäftigung zu unveränderten Bedingungen. Sie müssen eine neue Kündigung aussprechen, falls Sie das Arbeitsverhältnis weiterhin beenden wollen. Dabei sind erneut alle Voraussetzungen zu beachten. Die Kündigungsfrist beginnt erst mit Zugang der neuen Kündigung.
Annahmeverzugslohn und Nachzahlungspflichten
Für die Zeit zwischen der unwirksamen Kündigung und der Feststellung der Unwirksamkeit durch das Gericht schulden Sie dem Arbeitnehmer Annahmeverzugslohn.
Fazit
Die ordentliche Kündigung eines Arbeitsverhältnisses erfordert vom Arbeitgeber höchste Sorgfalt in rechtlicher und formaler Hinsicht. Von der korrekten Berechnung der Kündigungsfristen über die Einhaltung des Schriftformerfordernisses bis hin zur ordnungsgemäßen Betriebsratsanhörung müssen zahlreiche Aspekte beachtet werden, um eine rechtswirksame Kündigung auszusprechen. Besondere Aufmerksamkeit verdienen dabei der Kündigungsschutz nach dem KSchG sowie die Sonderregelungen für geschützte Personengruppen wie Schwangere, Schwerbehinderte oder Betriebsratsmitglieder. Ein rechtssicheres Kündigungsschreiben enthält eine eindeutige Kündigungserklärung, den korrekten Beendigungszeitpunkt sowie alle erforderlichen Hinweise für den Arbeitnehmer. Ebenso wichtig ist die Sicherung des Zugangsnachweises, um im Streitfall die fristgerechte Zustellung belegen zu können. Angesichts der komplexen Rechtslage und der erheblichen finanziellen Risiken bei fehlerhaften Kündigungen empfiehlt es sich, vor Ausspruch einer Kündigung rechtliche Beratung einzuholen. Nutzen Sie die dargestellten Musterformulierungen und die Checkliste als Orientierungshilfe, um typische Fehler zu vermeiden und Ihre Arbeitgeberkündigung auf eine rechtssichere Grundlage zu stellen.