Übungsleitervertrag (Ehrenamt): Regelt die Tätigkeit und die steuerfreie Aufwandsentschädigung (Übungsleiterpauschale).
Einleitung
Der Übungsleitervertrag ist ein wichtiges Rechtsinstrument für Vereine, Verbände und Organisationen, die mit ehrenamtlichen Fachkräften zusammenarbeiten. Er regelt nicht nur die Rahmenbedingungen für die Tätigkeit von Übungsleitern, sondern schafft auch die rechtliche Grundlage für die steuerfreie Aufwandsentschädigung – die sogenannte Übungsleiterpauschale. Diese Pauschale ermöglicht es Organisationen, ihre engagierten Ehrenamtlichen fair zu entschädigen, ohne dabei komplizierte Steuererklärungen oder Lohnabrechnung durchführen zu müssen. Für alle, die in der Vereinsarbeit oder im Sportbereich tätig sind, ist das Verständnis des Übungsleitervertrags und der damit verbundenen steuerlichen Regelungen essentiell.
Was ist ein Übungsleitervertrag?
Definition und Anwendungsbereich
Der Übungsleitervertrag ist ein Vertragsdokument, das die Tätigkeit einer Person als Übungsleitern, Trainerin, Ausbilderin oder vergleichbare nebenberufliche Fachkraft regelt und insbesondere die Gewährung einer steuerfreien Aufwandsentschädigung festlegt. Dieser Vertragstyp wird überwiegend in gemeinnützigen Organisationen wie Sportvereinen, Kultureinrichtungen, Verbänden und Bildungsorganisationen verwendet. Der Übungsleitervertrag dient als wichtiges Dokumentationsinstrument, um die Voraussetzungen für die steuerliche Befreiung nach deutschem Einkommensteuerrecht nachzuweisen und die gegenseitigen Rechte und Pflichten zwischen der Organisation und der Übungsleiterin zu regeln.
Rechtliche Natur des Vertrags
Der Übungsleitervertrag kann sowohl als Arbeitsvertrag im Sinne des Arbeitsrechts als auch als reiner Honorarvergütungsvertrag ausgestaltet sein. In der Regel wird die Übungsleitertätigkeit nebenberuflich ausgeübt und unterliegt nicht den strengen Anforderungen eines regulären Beschäftigungsverhältnisses. Rechtlich handelt es sich um einen Dienstvertrag, bei dem die Organisation sich zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung verpflichtet und die Übungsleiterin zur Erbringung der vereinbarten Tätigkeit verpflichtet ist. Das Besondere an dieser Vertragsform liegt in ihrer steuerlichen Privilegierung durch das Einkommensteuergesetz, die eine Befreiung von Einkommen bis zu bestimmten Grenzen vorsieht, sofern die vertraglich geregelten Bedingungen erfüllt sind.
Unterschied zu anderen Arbeitsverträgen
Im Gegensatz zu einem regulären Arbeitsvertrag ist der Übungsleitervertrag nicht an dieselben strengen Formvorschriften gebunden und wird häufig ohne umfangreiche arbeitsrechtliche Regelungen abgeschlossen. Während ein normaler Arbeitsvertrag Aspekte wie Arbeitszeit, Urlaubsregelungen und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall regeln muss, kann der Übungsleitervertrag sich auf die wesentlichen Punkte der Tätigkeit und der Entschädigung konzentrieren. Ein wesentlicher Unterschied ist auch die sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Während reguläre Arbeitnehmende versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind, entfällt diese Versicherungspflicht bei Übungsleiterfreibeträgen bis zu einer bestimmten Höhe. Dies macht den Übungsleitervertrag für beide Parteien kostengünstiger und administrativ weniger belastend.
Gesetzliche Grundlagen der Übungsleiterpauschale
Steuerliche Regelungen im Einkommensteuergesetz
Die rechtliche Grundlage für die Steuerbefreiung von Übungsleitertätigkeiten findet sich in Paragraph 3 Nummer 26 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Diese Norm gewährt eine Steuerbefreiung für Aufwandsentschädigungen, die für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiterin, Ausbilderin, Erzieher, Betreuerin oder vergleichbare Tätigkeiten, sowie für nebenberufliche künstlerische Tätigkeiten oder für die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen gezahlt werden. Die Regelung ist in der Fachliteratur als Übungsleiterpauschale oder Übungsleiterfreibetrag bekannt. Die steuerliche Befreiung ist an strikte Voraussetzungen geknüpft, insbesondere muss die Tätigkeit der Förderung eines gemeinnützigen Zwecks dienen. Die Regelung folgt dem Gedanken, ehrenamtliches Engagement finanziell zu fördern und zu erleichtern, indem aufwandsentschädigungsfreie Einkünfte bis zu einer bestimmten Grenze von der Einkommensteuer befreit werden.
Die 540-Euro-Grenze verstehen
Eine besondere Rolle spielt bei der monatlichen Anwendung der Übungsleiterpauschale die 540-Euro-Grenze. Diese Grenze bezieht sich auf die monatliche Aufteilung des jährlichen Freibetrags. Da die jährliche Übungsleiterpauschale derzeit 3.000 Euro beträgt, ergibt sich bei monatlicher Verteilung ein Betrag von ungefähr 250 Euro pro Monat. Die 540-Euro-Grenze ist jedoch in älteren Regelungen oder bei der Bestimmung des sozialversicherungsrechtlichen Status relevant. Es ist zu beachten, dass diese Grenze nicht unmittelbar die Übungsleiterpauschale selbst betrifft, sondern eher als Referenzwert für die Abgrenzung zu anderen Beschäftigungskategorien dient. Für praktische Zwecke ist die aktuelle jährliche Grenze von 3.000 Euro entscheidend, die entweder als Ganzes zu Jahresbeginn oder monatlich verteilt in Anspruch genommen werden kann.
Anforderungen für die Steuerbefreiung
Damit die Steuerbefreiung wirksam wird, müssen mehrere Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein. Zunächst muss die Tätigkeit tatsächlich in den Bereichen Pädagogik, Ausbildung, Kunstausübung oder Pflege liegen. Zweite Voraussetzung ist die Nebenberuflichkeit der Tätigkeit, das heißt, sie darf nicht die Haupteinnahmequelle des Übungsleiters sein. Drittens muss die Entschädigung dokumentiert und der Organisation ist es nicht gestattet, die Gewährung der Aufwandsentschädigung zu verheimlichten. Viertens ist erforderlich, dass die Tätigkeit der Förderung eines gemeinnützigen Zwecks dient, was bedeutet, dass die ausführende Organisation gemeinnützig im Sinne der Abgabenordnung tätig sein muss oder selbst gemeinnützig anerkannt sein muss. Fünftens darf der Gesamtbetrag von 3.000 Euro pro Kalenderjahr nicht überschritten werden, wobei Überschreitungen zu einer Versteuerung des Mehrertrags führen.
Übungsleitertätigkeit: Definition und Abgrenzung
Was zählt als Übungsleitertätigkeit
Unter eine Übungsleitertätigkeit fallen alle Tätigkeiten, die pädagogische, künstlerische oder pflegerische Elemente enthalten und nebenberuflich ausgeübt werden. Die klassischen Beispiele sind Trainerin im Sportverein, Tanzlehrer, Musikpädagog, Übungsleiterin im Fitness-Studio, Ausbilderin in Handwerksbetrieben und Betreuerin in Pflegeeinrichtungen. Das Gesetz nennt exemplarisch Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher und Betreuer, aber auch künstlerisch tätige Personen wie Musikerinnen und Tänzerinnen fallen unter diese Kategorie. Wesentlich ist, dass die Tätigkeit einen pädagogischen, künstlerischen oder pflegerischen Bezug hat und dass sie in einem nebenberuflichen Umfang ausgeübt wird. Die Tätigkeit muss also vorrangig der Vermittlung von Wissen, Fähigkeiten oder Fertigkeiten dienen oder der Betreuung und Unterstützung bedürftiger Personen zugute kommen.
Sportliche und kulturelle Tätigkeitsfelder
Im sportlichen Bereich umfasst die Übungsleitertätigkeit klassischerweise die Tätigkeit von Trainerinnen und Übungsleiterinnen in Sportvereinen, Fitnesscentern oder privaten Trainiereinrichtungen. Die Palette reicht von Ballsportarten über Leichtathletik bis hin zu modernen Trainingsmethoden wie Crossfit oder Personal Training. Im kulturellen Bereich gehören dazu Tätigkeiten als Musiklehrer, Tanzlehrer, Theatertrainer, Kunstlehrer und ähnliche kulturell tätige Personen. Besonderheit ist, dass diese Tätigkeiten nicht zwingend in Vereinen oder gemeinnützigen Organisationen ausgeübt werden müssen, sondern dass es ausreicht, dass sie der Förderung eines gemeinnützigen Zwecks dienen. Das bedeutet beispielsweise, dass eine Freiberufler-Musikerin, die für einen Musikverein Unterricht erteilt, ebenfalls die Übungsleiterpauschale in Anspruch nehmen kann, wenn der Musikverein gemeinnützig ist.
Abgrenzung zu anderen ehrenamtlichen Aktivitäten
Die Übungsleitertätigkeit unterscheidet sich grundsätzlich von reinem Ehrenamt dadurch, dass sie eine gegenüber anderen Tätigkeiten spezialisierte, qualifizierte und anleitende Funktion beinhaltet. Reine Verwaltungs- oder Organisationsaufgaben, etwa als Vorstandsmitglied in einem Verein, gelten nicht als Übungsleitertätigkeit, sondern würden unter die Ehrenamtspauschale (840 Euro jährlich) fallen. Auch Hilfstätigkeiten wie Kassiertätigkeit, Schriftführertätigkeit oder allgemeine organisatorische Unterstützung qualifizieren nicht als Übungsleitertätigkeit. Der Unterschied liegt darin, dass die Übungsleitertätigkeit eine direkten qualifizierten Leistungs- oder Unterrichtsbezug erfordert. Eine Person, die ehrenamtlich einen Besucherdienst in einem Altenheim leistet, unterscheidet sich von einer Pflegerin oder Betreuerin durch den weniger spezialisierten Charakter ihrer Tätigkeit. Wer als Besuchsperson tätig ist und dabei aber auch Anleitung zu Bewegungsübungen oder gezielte therapeutische Unterstützung leistet, kann unter die Übungsleitertätigkeit fallen.
Aufwandsentschädigung und Übungsleiterpauschale im Detail
Höhe und Berechnung der Pauschale
Die Übungsleiterpauschale beträgt derzeit 3.000 Euro pro Kalenderjahr. Dies ist ein Steuerfreibetrag, das bedeutet, dass dieser Betrag von der Einkommensteuer befreit ist. Die monatliche Aufteilung bei regelmäßigen Tätigkeit beträgt ungefähr 250 Euro pro Monat (3.000 Euro geteilt durch 12 Monate). Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Anwendungsmethoden: en bloc oder monatlich verteilt. Bei der enbloc-Methode wird der gesamte Jahresfreibetrag von 3.000 Euro zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses berücksichtigt, sodass solange dieser Betrag nicht aufgebraucht ist, keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Bei der monatlichen Verteilung wird der Freibetrag monatlich angewendet, was zu einer gleichmäßigeren Verteilung führt. Die Berechnung erfolgt grundsätzlich durch die ausführende Organisation oder das Beschäftigungsverhältnis regelnde Stelle.
Unterschied zwischen Aufwandsentschädigung und Gewinnerzielungsabsicht
Eine zentrale Unterscheidung liegt zwischen einer echten Aufwandsentschädigung, die nur die tatsächlichen Aufwendungen abdeckt, und einer Vergütung, bei der Gewinnerzielungsabsicht vorliegt. Aufwandsentschädigungen sind nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet, sondern decken lediglich die mit der Tätigkeit verbundenen Kosten und einen angemessenen Ausgleich für die aufgebrachte Zeit ab. Wenn jedoch eine Organisation einem Übungsleiter höhere Beträge zahlt, die offensichtlich über den tatsächlichen Aufwendungen liegen und eine Gewinnerzielungsabsicht erkennen lassen, kann die Steuerbefreiung entfallen. Das Finanzamt prüft hier, ob tatsächlich eine Aufwandsentschädigung oder eher ein verdecktes Arbeitsverhältnis mit Gewinnabsicht vorliegt. Eine reine Aufwandsentschädigung ist steuerfrei, während eine Vergütung mit Gewinnabsicht versteuert werden muss und zudem Sozialversicherungsbeiträge fällig werden können.
Kombinationsmöglichkeiten mit anderen Pauschalen
Das Einkommensteuergesetz erlaubt in bestimmten Fällen die Kombination mehrerer Pauschalen. So können Ehrenamtspauschale (840 Euro) und Übungsleiterpauschale (3.000 Euro) kombiniert werden, wenn die Tätigkeiten unterschiedlich sind. Beispiel: Eine Person unterrichtet Musik an vier Tagen pro Woche (Übungsleitertätigkeit, 3.000 Euro) und leitet als Vorständlerin die administrativen Belange des Musikvereins (Ehrenamtspauschale, 840 Euro). In diesem Fall können zusammen bis zu 3.840 Euro steuerfrei verdient werden. Allerdings ist es notwendig, dass die Tätigkeiten klar voneinander abgrenzbar sind und dass jede Tätigkeit separat dokumentiert wird. Eine bloße künstliche Aufteilung einer Tätigkeit, um höhere Pauschalbeiträge zu erreichen, wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Die Kombinationen müssen der tatsächlichen Arbeitssituation entsprechen.
Vertragsgestaltung und erforderliche Inhalte
Wesentliche Vertragselemente
Ein wirksamer Übungsleitervertrag sollte mehrere wesentliche Elemente enthalten, um rechtsicher und steuerlich relevant zu sein. Dazu zählen zunächst die Identifikation der Vertragsparteien, also die genaue Benennung der Organisation und der Übungsleiterin mit vollständiger Adresse. Zweites wichtiges Element ist die genaue Beschreibung der Tätigkeit, die mit konkreten Aufgaben, Umfang und zeitlichen Anforderungen hinterlegt sein sollte. Drittens sollte klar festgehalten werden, dass es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt und dass die Tätigkeit der Förderung eines gemeinnützigen Zwecks dient. Viertes wesentliches Element ist die Dauer des Vertrags, ob dieser zeitlich befristet oder unbefristet ist. Fünftens muss die Höhe und Form der Aufwandsentschädigung genau festgelegt sein, einschließlich des Hinweises auf die Steuerfreiheit. Sechstens sollten die Zahlungsmodalitäten geregelt sein, also ob monatlich, quartalsweise oder zu anderen Zeitpunkten gezahlt wird. Schließlich empfiehlt sich die Aufnahme von Klauseln zu Kündigung, Versicherungen und allgemeinen Bedingungen.
Klauseln zur Aufwandsentschädigung
Die Klauseln zur Aufwandsentschädigung sind das Herzstück des Übungsleitervertrags. Sie sollten erstens die Höhe der Aufwandsentschädigung nennen, etwa: „Die Übungsleiterin erhält eine monatliche Aufwandsentschädigung von 250 Euro.“ Zweitens sollte ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach Paragraph 3 Nummer 26 EStG erfolgen: „Die Aufwandsentschädigung ist gemäß Paragraph 3 Nummer 26 des Einkommensteuergesetzes steuerfrei, solange sie 3.000 Euro im Kalenderjahr nicht überschreitet.“ Drittens ist zu dokumentieren, dass keine Gewinnerzielungsabsicht besteht und dass die Zahlung als bloße Aufwandsentschädigung erfolgt. Viertens sollte festgehalten werden, dass die Übungsleiterin keinen Sozialversicherungsstatus gemäß dem Sozialgesetzbuch erwerben soll durch die Vereinbarung unterhalb der maßgeblichen Grenzen. Fünftens empfiehlt sich, die Zahlungsweise genau zu regeln: monatlich, rückwirkend, per Banküberweisung etc. Sechstens sollten Klauseln zu eventuellen Kostenzuschüssen oder Fahrtkosten aufgenommen werden, sofern diese relevant sind.
Dokumentation und Nachweisführung
Die Dokumentation ist ein kritischer Punkt für die Steuerbefreiung. Es ist erforderlich, dass alle Verträge archiviert werden und dass alle Zahlungen dokumentiert sind. Dies erfolgt typischerweise durch Rechnungen oder Honorarquittungen, die die Übungsleiterin ausstellt, oder durch Zahlungsbelege seitens der Organisation. Der Verein oder die Organisation sollte eine Kartei oder Übersichtstabelle führen, in der alle Übungsleiter mit ihren Tätigkeiten, Vertragsbeginn, Vertragsdaten und erhaltenen Zahlungen dokumentiert sind. Dies ist insbesondere wichtig, da das Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen die Einhaltung der Pauschalgrenzen überprüft. Es empfiehlt sich ferner, die Übungsleiterin am Ende des Jahres eine Bescheinigung auszustellen, auf der die Gesamtsumme der erhaltenen Aufwandsentschädigung dokumentiert ist. Dies dient der Übungsleiterin für ihre Steuererklärung als Beleg und schützt die Organisation vor Vorwürfen, die Pauschale überschritten zu haben.
Voraussetzungen für die Steuerbefreiung
Persönliche Voraussetzungen des Übungsleiters
Der Übungsleiter muss mehrere persönliche Voraussetzungen erfüllen. Erstens muss es sich um eine natürliche Person handeln, nicht um eine juristische Person oder ein Unternehmen. Zweitens muss die Person in dem relevanten Bereich eine entsprechende Eignung oder Qualifikation besitzen, wobei dies nicht formal zertifiziert sein muss, sondern praktische Fähigkeiten ausreichen. Drittens ist erforderlich, dass die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt wird, das heißt, sie darf nicht die Haupteinnahmequelle darstellen. Viertens darf die Person nicht in einem Angestelltenverhältnis bei derselben Organisation in einem vollberuflichen oder hauptberuflichen Umfang tätig sein, da dies zu Abgrenzungsfragen führt. Fünftens ist es wichtig, dass die Person keine Gewinnerzielungsabsicht verfolgt, sondern sich tatsächlich mit einer Aufwandsentschädigung zufriedengibt. Sechstens sollte die Person in der Lage sein, die Tätigkeit tatsächlich auszuüben, wofür eine minimale zeitliche Verfügbarkeit vorausgesetzt wird.
Organisatorische Anforderungen
Die ausführende Organisation muss ebenfalls mehrere Voraussetzungen erfüllen. Erstens muss die Organisation gemeinnützig tätig sein oder ihre Tätigkeiten der Förderung eines gemeinnützigen Zwecks dienen. Dies ist typischerweise der Fall bei Sportvereinen, kulturellen Vereinen, Bildungseinrichtungen und sozialen Organisationen. Zweitens ist erforderlich, dass die Tätigkeit in der Satzung oder den Vereinsrichtlinien verankert ist und dass die Übungsleitertätigkeit zur Erfüllung des gemeinnützigen Zwecks beiträgt. Drittens müssen die Aufwendungen angemessen sein und nicht zu deutlich über den branchenüblichen Sätzen liegen. Viertens sollte die Organisation eine ordentliche Buchführung führen und die Zahlungen an Übungsleiter dokumentieren. Fünftens ist es wichtig, dass die Grenzwerte der Steuerbefreiung eingehalten werden und dass bei Überschreitung die Konsequenzen beachtet werden. Sechstens sollte die Organisation sicherstellen, dass sie selbst zum Zeitpunkt der Zahlung gemeinnützig tätig ist, da dies für die Steuerbefreiung essentiell ist.
Dokumentationspflichten und Nachweise
Die Dokumentationspflichten sind streng und sollten ernst genommen werden. Die Verträge müssen schriftlich vorliegen oder zumindest durch E-Mail-Korrespondenz dokumentiert sein. Es ist unzureichend, mündliche Vereinbarungen zu treffen und diese dann nachträglich verbal zu klären. Alle Zahlungen sollten per Banküberweisung erfolgen, nicht in bar, da dies den Nachweis erleichtert. Die Übungsleiterin sollte Rechnungen oder Quittungen ausstellen oder die Organisation stellt Zahlungsbelege aus. Am Ende des Jahres sollte eine Gesamtaufstellung vorliegen, die die Namen, Tätigkeitsbereiche und Zahlungssummen der Übungsleiter auflistet. Dies sollte mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, wie es die Abgabenordnung vorsieht. Zusätzlich empfiehlt sich die Führung von Arbeitszeitkarten oder Zeitnachweisen, die belegen, dass die Tätigkeit tatsächlich stattgefunden hat und in welchem Umfang. Besonderheit: Falls die Übungsleiterin nach dem Lohnsteuer-Anmeldeverfahren behandelt wird, sollten Lohnsteuerkarten oder elektronische Meldungen vorhanden sein.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung
Versicherungspflicht und Ausnahmen
Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Übungsleitern ist komplex. Solange die Aufwandsentschädigung die Pauschale von 3.000 Euro pro Jahr nicht überschreitet, entfällt die Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Dies bedeutet, dass die Übungsleiterin, solange sie diese Grenze nicht überschreitet, keine Beiträge zahlen muss und auch keine Leistungen aus der Sozialversicherung aus dieser Tätigkeit erhält. Allerdings muss die Übungsleiterin eine reguläre Krankenversicherung (z.B. als Hauptberufstätiger oder Student) haben, die diese Tätigkeit erfasst. Eine Ausnahme besteht, wenn die Übungsleiterin bereits in der Rentenversicherung versicherungspflichtig ist (z.B. als angestellte Hauptberufstäterin). In diesem Fall hat die Übungsleitertätigkeit keinen zusätzlichen Versicherungsstatus, sondern wird unter die bestehende Versicherung gefasst. Wichtig ist auch: Überschreitungen der Grenze führen zu rückwirkender Versicherungspflicht, was erhebliche Nachzahlungen zur Folge haben kann.
Meldepflichten gegenüber der Krankenkasse
Trotz der fehlenden Versicherungspflicht bestehen Meldepflichten. Die Organisation muss der Krankenkasse mitteilen, wenn eine Person als Übungsleiterin tätig ist, falls diese Person durch die Organisation krankenversichert wird. Dies erfolgt typischerweise durch die Meldung zur Sozialversicherung bei Anmeldung und Abmeldung des Beschäftigungsverhältnisses. Es ist ein verbreiteter Fehler anzunehmen, dass die Tätigkeit überhaupt nicht zu melden ist. Tatsächlich ist jedes Beschäftigungsverhältnis zu melden, auch wenn es unter der Pauschale liegt. Dies erfolgt üblicherweise durch eine Anmeldung bei der für die Sozialversicherung zuständigen Stelle, typischerweise über die Rentenversicherung. Bei Abschluss des Vertrags und bei Beendigung müssen Zu- und Abmeldungen erfolgen. Die Meldung teilt mit, dass die Tätigkeit unter der Übungsleiterpauschale läuft, was die Sozialversicherungsträger automatisch in ihren Status „versicherungsfrei“ eintragen.
Beitragskonsequenzen bei Überschreitung der Grenzen
Die Überschreitung der Pauschalgrenzen hat erhebliche Konsequenzen. Wenn die 3.000-Euro-Grenze überschritten wird, dann ist die gesamte Tätigkeit rückwirkend versicherungspflichtig, nicht nur der übersteigernde Betrag. Dies bedeutet, dass die Sozialversicherungsbeiträge für das gesamte Jahr nachträglich berechnet und eingezogen werden. Für Organisationen ist dies eine erhebliche finanzielle Belastung, da sie oft erst im Nachhinein, etwa bei einer Betriebsprüfung, von der Überschreitung erfahren. Der Beitragssatz liegt je nach Versicherungszweig zwischen 20 und 25 Prozent des Arbeitsentgelts. Damit aus einer 3.500-Euro-Übungsleitertätigkeit plötzlich 800 bis 900 Euro an Sozialversicherungsbeiträgen zu zahlen sind. Zusätzlich können Strafzinsen und Bußgelder fällig werden, wenn die Anmeldung nicht korrekt erfolgt ist. Es ist daher essentiell, dass die Pauschalengrenzen streng eingehalten werden und dass die Organisation bei drohender Überschreitung frühzeitig die Tätigkeit umgestaltet oder Absprachen trifft.
Praktische Umsetzung in Vereinen und Organisationen
Checkliste für die Vertragserstellung
Eine praktische Checkliste für die Erstellung eines Übungsleitervertrags sollte folgende Punkte umfassen:
- Vertragsparteien: Vollständige Identifikation der Organisation (Name, Sitz, ggf. Vereinsnummer) und des Übungsleiters (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
- Tätigkeit: Genaue Beschreibung der Aufgaben (z.B. „Leitung von wöchentlichen Yogakursen mit ca. 10-15 Teilnehmenden“)
- Zeitlicher Umfang: Wöchentliche oder monatliche Stunden (z.B. „ca. 4 Stunden pro Woche“)
- Dauer: Zeitlicher Rahmen (z.B. „vom 1. Januar bis 31. Dezember 2024, danach monatlich kündbar“)
- Aufwandsentschädigung: Genaue Höhe und Form (z.B. „monatlich 250 Euro“, oder „pro Stunde 15 Euro“)
- Steuerfreiheit: Textbausteine zur Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 26 EStG mit dem Hinweis auf die 3.000-Euro-Grenze
- Zahlungsweise: Überweisungsmodalitäten (z.B. „monatliche Überweisung bis zum 5. des Folgemonats auf das angegebene Konto“)
- Gemeinnützigkeit: Bestätigung, dass die Tätigkeit der Förderung eines gemeinnützigen Zwecks dient
- Keine Sozialversicherungsbeiträge: Erklärung, dass die Tätigkeit unterhalb der Pauschalengrenzen liegt
- Kündigungsfrist: Regelung der Beendigung des Vertrags
- Unterschrift: Unterzeichnung durch beide Parteien mit Datum
Best Practice bei der Auszahlung
Die Best-Practice bei der Auszahlung von Aufwandsentschädigungen folgt einigen bewährten Prinzipien. Erstens sollte die Zahlung immer per Banküberweisung erfolgen, niemals in bar, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Zweitens ist es sinnvoll, die Zahlungen regelmäßig und pünktlich zu leisten, um Missverständnisse zu vermeiden. Drittens sollte die Übungsleiterin eine Zahlungsbestätigung oder Rechnung erhalten, die die Leistungserbringung und den gezahlten Betrag dokumentiert. Viertens empfiehlt es sich, am Jahresende eine Jahresbescheinigung auszustellen, die den Gesamtbetrag der gezahlten Aufwandsentschädigung dokumentiert. Dies hilft der Übungsleiterin bei ihrer Steuererklärung und schützt die Organisation vor Nachfragen. Fünftens sollte die Organisation eine Übersichtsliste aller Übungsleiter und ihrer Zahlungen führen. Sechstens ist es wichtig, dass die Abrechnungsfrequenz mit der Vertragspartei abgestimmt ist (monatlich, quartalsweise, etc.). Siebtens sollten eventuelle Fahrtkosten oder andere Nebenkosten separat dokumentiert sein, wenn sie zusätzlich vergütet werden.
Verwaltung und Archivierung der Verträge
Die Verwaltung und Archivierung ist ein oft unterschätzter Aspekt. Alle Verträge sollten zentral gesammelt und archiviert werden, idealerweise nach Kalenderjahren sortiert. Es empfiehlt sich die Verwendung einer Vertragsverwaltungssoftware oder zumindest einer Tabelle, in der alle Verträge mit Verweis auf ihren physischen Speicherort aufgelistet sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses, wie es die Abgabenordnung vorsieht. Dies ist notwendig, um auf Anfragen des Finanzamts oder der Sozialversicherungsträger reagieren zu können. Die Archivierung sollte vor Nässe und Feuer geschützt sein, idealerweise in Ordnern oder digitalisierten Form. Für größere Organisationen ist eine digitale Archivierung und Verwaltung sinnvoll, mit verschlüsseltem Zugriff und regelmäßigen Sicherungen. Besonderheit: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt Grenzen für die Speicherung persönlicher Daten, weshalb eine Löschungsrichtlinie festgelegt werden sollte, die aber mit der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist konsistent ist.
Grenzfälle und häufige Fragen
Mehrfachtätigkeiten und Pauschalenkombination
Ein häufiger Grenzfall ist die Frage, ob eine Person mehrere Übungsleitertätigkeiten ausüben kann. Die Antwort ist ja, aber es gibt Grenzen. Die 3.000-Euro-Pauschale gilt pro Person insgesamt für alle Tätigkeiten im Kalenderjahr, nicht pro Tätigkeit oder pro Organisation. Das bedeutet: Wenn eine Tanzlehrerin bei zwei verschiedenen Tanzschulen arbeitet, ist die Gesamtsumme ihrer Aufwandsentschädigungen auf 3.000 Euro begrenzt. Dies erfordert eine genaue Abstimmung zwischen den Organisationen, um Überschreitungen zu vermeiden. Eine weitere Frage betrifft die Kombination mit der Ehrenamtspauschale (840 Euro). Diese können kombiniert werden, wenn die Tätigkeiten unterschiedlich sind, beispielsweise Trainerin (3.000 Euro) und Vorstandsmitglied (840 Euro). Die Gesamtgrenze beträgt dann 3.840 Euro. Dies setzt aber voraus, dass die Tätigkeiten klar voneinander abgrenzbar sind und dass jede Tätigkeit separat dokumentiert wird.
Grenzüberschreitende Tätigkeiten
Eine weitere Besonderheit ergibt sich, wenn eine Übungsleiterin grenzüberschreitend tätig ist, etwa wenn sie für einen deutschen Verein arbeitet, aber selbst im Ausland wohnt. Das deutsche Einkommensteuerrecht und das deutsche Sozialversicherungsrecht gelten grundsätzlich für in Deutschland ansässige Personen. Eine Nicht-Residentin kann jedoch ebenfalls von der Übungsleiterpauschale profitieren, wenn die Tätigkeit in Deutschland erfolgt und für eine gemeinnützige deutsche Organisation ausgeübt wird. Die Dokumentation wird in diesem Fall aber aufwendiger, und es ist wichtig, dass die deutsche Finanzbehörde über die Tätigkeit unterrichtet wird. Ist die Übungsleiterin in mehreren Ländern tätig, greifen Doppelbesteuerungsabkommen, die zu beachten sind. Für Organisationen mit internationalen Übungsleitern ist es ratsam, sich fachkundig beraten zu lassen.
Behandlung von Nebenkosten und Fahrtkosten
Ein praktisches Problem ergibt sich bei Nebenkosten und Fahrtkosten. Die Übungsleiterpauschale umfasst bereits einen pauschalen Aufwandsersatz und ist nicht begrenzt auf den direkten Unterricht. Fahrtkosten können zusätzlich erstattet werden, wenn diese tatsächlich angefallen sind und dokumentiert werden. Typischerweise werden Fahrtkosten mit 0,30 Euro pro Kilometer (oder gemäß aktuellen Regelungen) ersetzt, soweit dies vertraglich vereinbart ist. Diese müssen aber zusätzlich zu der Übungsleiterpauschale gezahlt werden und wirken sich auf die Gesamtgrenze nicht aus, wenn sie als echte Fahrtkosten dokumentiert sind. Allerdings gibt es hier Grenzfälle: Wenn die „Aufwandsentschädigung“ tatsächlich zu großen Teilen aus Fahrtkosten besteht, kann das Finanzamt prüfen, ob überhaupt eine echte Übungsleitertätigkeit vorliegt. Material- und Sachkosten (z.B. für Trainingsmaterial) sind nicht durch die Pauschale abgedeckt und können zusätzlich als Spesenersatz gezahlt werden, wenn dies dokumentiert ist.
Steuerliche Besonderheiten und Steuererklärung
Fazit
Der Übungsleitervertrag ist für jede Organisation, die mit Ehrenamtlichen arbeitet, ein unverzichtbares Dokument. Er schafft Rechtsicherheit für beide Parteien und ermöglicht es, talentierte und engagierte Menschen fair zu entschädigen, während gleichzeitig die steuerliche Begünstigung durch die Übungsleiterpauschale genutzt wird. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere der korrekten Dokumentation, der angemessenen Vertragsfeststellung und der Einhaltung der Pauschalgrenzen – können Vereine und Organisationen rechtliche und finanzielle Risiken minimieren. Die regelmäßige Überprüfung bestehender Verträge auf Aktualität sowie die Berücksichtigung von Gesetzesänderungen tragen zusätzlich zu einer rechtskonformen Praxis bei. Wer sich unsicher ist oder komplexe Fragen hat, sollte nicht zögern, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um die Interessen der Organisation und ihrer Ehrenamtlichen gleichermaßen zu schützen.